Planung
- Der gesamte Prozess der Informationsentwicklung muss vorab geplant werden. Die Erstellung der Informationsprodukte erfolgt in der Regel durch projektartig organisierte Abläufe. Da kein Informationsprodukt dem anderem gleicht, muss trotz vorhandener Standardprozesse für die Informationsentwicklung die Erstellung der Informationsprodukte als Projekt geplant werden.
- Auslöser für die Informationserstellung ist in der Regel der Produktentstehungsprozess, der ebenfalls als Projekt organisiert ist. In diesem Fall ist das Informationsprodukt-Entwicklungsprojekt ein Teilprojekt im übergeordneten Produktentwicklungsprojekt. Außerdem können Änderungen an bereits eingeführten Produkten oder Änderungen der Rahmenbedingungen eine Anpassung der Informationsprodukte erfordern. In allen Fällen muss die Planung die notwendigen Ressourcen wie Geld, Personal und Zeit sowie Abläufe und relevante Schnittstellen, z.B. mit Zulieferern, berücksichtigen.
- Die Planung umfasst:
- Support des Produktlebenszyklus
- Planung der Informationserstellung
- Projektmanagement
- Einfluss auf die Planung haben Informationen aus verschiedenen Quellen, z.B. aus der Umfeldanalyse, aber auch aus internen Dokumenten wie z.B. Produktspezifikationen, Lastenheften, Pflichtenheften oder Erfahrungswerten aus vorangegangenen Projekten. In die Planung fließen auch grundsätzliche inhaltliche und konzeptionelle Festlegungen ein.
- Als Ergebnis der Planungsphase liegt ein spezifischer Zeitplan und Meilensteinplan zur Erstellung der Informationsprodukte vor, der auch Auskunft über Kapazität, Kosten und Schnittstellen gibt.
Support des Produktlebenszyklus
- Die Informationsprodukte bieten dem Nutzer Unterstützung in unterschiedlichen Phasen des Produktlebenszyklus, z.B. Montage, Inbetriebnahme, Nutzung, Wartung oder Entsorgung.
- Unterschieden wird die Planung für die Informationsprodukterstellung aufgrund von Produktentwicklung, Produktänderung und Änderungsbedarf des Informationsprodukts ohne Änderung des Produkts.
- Die Inhalte des Informationsprodukts sind eng verzahnt mit Informationen von anderen
- Unternehmensbereichen, z.B. Entwicklung, Marketing, Training oder Service. Um eine effektive und effiziente Erstellung zu erreichen, muss auch die zeitliche Koordination mit diesen Bereichen berücksichtigt werden.
- Die Ergebnisse der Projektplanung werden in den nächsten Phasen verwendet.
Grundlagen des Produktlebenszyklus
- Darstellung und Ablaufbeschreibung des Produktlebenszyklus
- Zusammenhang und Zusammenspiel zwischen Produktlebenszyklus und der Erstellung von Informationsprodukten (z.B. Notwendigkeit, Entwicklungsprozesse und Bereitstellung von Informationsprodukten)
- Informationsbedarfe in Produktlebensphasen
- Kontinuierliche Aktualisierung über den gesamten Produktlebenszyklus: Continuous Delivery
Verzahnung der Entwicklung von Informationsprodukten mit der Produktentwicklung
- Produktentwicklungsprozesse und Entwicklung von Informationsprodukten mit branchenspezifischen Unterschieden (z.B. Prozesse im Maschinenbau, Anlagenbau, Automobilbau oder in der Softwareentwicklung)
- Integration der Anforderungen der Informationsprodukte (z.B. Notwendigkeit eines Displays) in die Produktspezifikation (z.B. Verfügbarkeit eines Displays)
- Verzahnung des Prozesses der Informationsproduktentwicklung mit dem Prozess der Produktentwicklung (z.B. über Meilensteine)
- Informationsflüsse zwischen Technischer Kommunikation und Produktentwicklung (z.B. gemeinsame Nutzung von Requirement- und Bugreporting-Systemen)
- Agile Entwicklungsmethoden und ihre Auswirkung auf die Inhaltsentwicklung
Agile Entwicklung Technischer Dokumentation
- Inkrementelle, iterative Entwicklung und Continuous Delivery und ihre Anforderungen an die Technische Dokumentation
- Rolle, Pflichten und Beitrag der Technischen Kommunikation in agilen Teams
- Agile Feedback-Kanäle als Quelle für Technische Dokumentation
- Scrum, Kanban, User Stories als relevante Werkzeuge
- ContentOps für automatisierte Content Delivery und Tests
Planung der Informationsprodukte bei Produkteinführungen
- Planung der notwendigen Informationsprodukte zum Produkt
- Planung der Informationsarchitektur
- Änderungsmanagement während der Produktentwicklung
Planung der Informationsprodukte bei Produktänderungen
- Ermittlung der von der Änderung betroffenen Informationsprodukte und Inhalte (z.B. Content-Module, Tabellen)
- Ermittlung des Änderungsumfangs (z.B. Zusatzinformation oder Bestandsänderung) und des Änderungsgrads (z.B. Minimaländerung, Anpassungen oder Komplettüberarbeitungen, z.B. Terminologie)
- Ermittlung von Änderungshistorien und Versionen
- Änderungsmanagement bei Produktänderungen nach Abschluss der Produktentwicklung
- Übersetzungsplanung bei Änderungen
Planung der Korrektur von Informationsprodukten (ohne Änderungen am Produkt)
- Ermittlung des Umfangs von Korrekturen bzw. Ergänzungen und der zu korrigierenden Inhalte
- Priorisierung und Bewertung der Dringlichkeit von Korrekturen
- Information über Korrekturen an die Zielgruppe
- Distribution der Korrekturen
- Austausch des korrigierten Informationsprodukts und Sicherstellen der Zustellung (z.B. Updates im Internet, Downloads)
- Veranlassung von Rückrufen
- Übersetzungsplanung bei Korrekturen
Verzahnung der Entwicklung von Informationsprodukten mit anderen Unternehmensbereichen
- Verzahnung der Technischen Kommunikation mit anderen Unternehmensbereichen (z.B. Marketing, Produktmanagement, Vertrieb, Schulung und Training)
- Vertriebskanäle und daraus resultierende Anforderungen an die Technische Dokumentation (z.B. Formate, Medien, Datenformate)
- Unterschiede in den Vertriebskanälen (z.B. B2B, B2C, C2C) und deren Relevanz für die Technische Kommunikation
- E-Commerce und seine Relevanz für die Technische Kommunikation
- Potenziale und Möglichkeiten der Automatisierung des Produktes (z.B. für innovative Service-Modelle, digitaler Zwilling) und deren Relevanz für die Technische Kommunikation