tekom - Gesellschaft für technische Kommunikation - Deutschland e.V.

Planung

  • Der gesamte Prozess der Informationsentwicklung muss vorab geplant werden. Die Erstellung der Informationsprodukte erfolgt in der Regel durch projektartig organisierte Abläufe. Da kein Informationsprodukt dem anderem gleicht, muss trotz vorhandener Standardprozesse für die Informationsentwicklung die Erstellung der Informationsprodukte als Projekt geplant werden.
  • Auslöser für die Informationserstellung ist in der Regel der Produktentstehungsprozess, der ebenfalls als Projekt organisiert ist. In diesem Fall ist das Informationsprodukt-Entwicklungsprojekt ein Teilprojekt im übergeordneten Produktentwicklungsprojekt. Außerdem können Änderungen an bereits eingeführten Produkten oder Änderungen der Rahmenbedingungen eine Anpassung der Informationsprodukte erfordern. In allen Fällen muss die Planung die notwendigen Ressourcen wie Geld, Personal und Zeit sowie Abläufe und relevante Schnittstellen, z.B. mit Zulieferern, berücksichtigen. 
  • Die Planung umfasst:
  • Support des Produktlebenszyklus
  • Planung der Informationserstellung
  • Projektmanagement
  • Einfluss auf die Planung haben Informationen aus verschiedenen Quellen, z.B. aus der Umfeldanalyse, aber auch aus internen Dokumenten wie z.B. Produktspezifikationen, Lastenheften, Pflichtenheften oder Erfahrungswerten aus vorangegangenen Projekten. In die Planung fließen auch grundsätzliche inhaltliche und konzeptionelle Festlegungen ein.
  • Als Ergebnis der Planungsphase liegt ein spezifischer Zeitplan und Meilensteinplan zur Erstellung der Informationsprodukte vor, der auch Auskunft über Kapazität, Kosten und Schnittstellen gibt.

Projektmanagement

  • Das Projektmanagement umfasst die Organisation, Durchführung und Kontrolle des Entwicklungsprozesses des Informationsprodukts sowie den Prozessschritten, Arbeitsaufgaben und Ressourcen.
  • Hier werden die Projektdetails spezifiziert und geplant. Außerdem werden die erforderlichen Projektmanagementtechniken und -tools beschrieben.
  • Das Ergebnis des Projektmanagements zeigt den Umfang und Aufwand des Informationsprodukt-Erstellungsprojekts und wird in den nachfolgenden Phasen umgesetzt. 
Grundlagen des Projektmanagements
  • Projekte und Projektmerkmale 
  • Aufgaben, Ziele und Notwendigkeit des Projektmanagements
  • Aufgaben und Ziele der Projektkommunikation
  • Erstellung von Lastenheften, Pflichtenheften, Spezifikationen
  • Organisatorische Rollen in Projekten, Kompetenzanforderungen an einen Projektleiter und an das Projektteam
Projektplanung
  • Projektumfeldanalyse und -definition 
  • Aufgaben- und Leistungsplanung 
  • Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung 
  • Kostenplanung 
  • Definition von Projektkennzahlen
  • Planung der Erhebung von Projektkennzahlen 
  • Projektrisikoplanung
  • Projektdokumentation 
  • Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung 
Projektdurchführung und -controlling
  • Aufgaben, Methoden und Verfahren des Projektcontrollings 
  • Bewertung und Priorisierung 
  • Ermittlung und Management kritischer Pfade 
  • Zeitmanagement in Projekten und typische "Zeitfresser" 
  • Maßnahmen bei Planabweichungen 
  • Aufgaben- und Tätigkeitskoordination und Informationsmanagement innerhalb des Projekts und mit der Projektumwelt
  • Projektkommunikation 
  • Methoden des Change-Managements 
  • Methoden des Risikomanagements 
  • Methoden des Managements von Schnittstellen und Zulieferungen 
Projektreporting
  • Erhebung und Auswertung der definierten Projektkennzahlen
  • Soll-Ist-Analyse 
  • Erstellung von Statusberichten 
  • Projektpräsentation (z.B. im Steuerkreis und nach außen) 
Projektmanagementtools und -techniken
  • Modelle des Projektmanagements (z.B. Wasserfallmodell, Agile Modelle, V-Modell) 
  • Techniken für das Projektmanagement (z.B. Gantt-Diagramm) 
  • Anforderungen an ein Projektmanagementtool 
  • Tools für das Projektmanagement (z.B. MS Excel®, MS Project®, Mindjet MindManager®)