tekom - Gesellschaft für technische Kommunikation - Deutschland e.V.

Planung

  • Der gesamte Prozess der Informationsentwicklung muss vorab geplant werden. Die Erstellung der Informationsprodukte erfolgt in der Regel durch projektartig organisierte Abläufe. Da kein Informationsprodukt dem anderem gleicht, muss trotz vorhandener Standardprozesse für die Informationsentwicklung die Erstellung der Informationsprodukte als Projekt geplant werden.
  • Auslöser für die Informationserstellung ist in der Regel der Produktentstehungsprozess, der ebenfalls als Projekt organisiert ist. In diesem Fall ist das Informationsprodukt-Entwicklungsprojekt ein Teilprojekt im übergeordneten Produktentwicklungsprojekt. Außerdem können Änderungen an bereits eingeführten Produkten oder Änderungen der Rahmenbedingungen eine Anpassung der Informationsprodukte erfordern. In allen Fällen muss die Planung die notwendigen Ressourcen wie Geld, Personal und Zeit sowie Abläufe und relevante Schnittstellen, z.B. mit Zulieferern, berücksichtigen. 
  • Die Planung umfasst:
  • Support des Produktlebenszyklus
  • Planung der Informationserstellung
  • Projektmanagement
  • Einfluss auf die Planung haben Informationen aus verschiedenen Quellen, z.B. aus der Umfeldanalyse, aber auch aus internen Dokumenten wie z.B. Produktspezifikationen, Lastenheften, Pflichtenheften oder Erfahrungswerten aus vorangegangenen Projekten. In die Planung fließen auch grundsätzliche inhaltliche und konzeptionelle Festlegungen ein.
  • Als Ergebnis der Planungsphase liegt ein spezifischer Zeitplan und Meilensteinplan zur Erstellung der Informationsprodukte vor, der auch Auskunft über Kapazität, Kosten und Schnittstellen gibt.

Planung der Informationserstellung

  • Die Anforderungen an jedes Informationsprodukt unterscheiden sich in jedem Projekt. Deshalb muss die Planung der Informationserstellung der einzelnen Detailaufgaben spezifisch eingerichtet werden. Dazu gehören Festlegungen, wie der Prozess organisiert wird und welche Ressourcen zur Umsetzung notwendig sind.
  • Dazu gehört festzulegen, wie der Prozess organisiert wird, welche Ressourcen zur Umsetzung notwendig sind, welche Kenntnisse die ausführenden Mitarbeiter haben müssen, welche Schnittstellen berücksichtigt werden und welche Anforderungen erfüllt sein müssen, damit die einzelnen Teilschritte des Informationsentwicklungsprozesses reibungslos verlaufen können. Die Planungsgrundlage liefern meist Erfahrungswerte aus vorangegangenen Projekten. 
  • Der gesamte Prozess der Informationsentwicklung (Zeit, Aufgaben, Inhalte und Ablauf) wird bei der Informationserstellungsplanung vorab konzipiert. 
Grundlagen der Informationsplanung
  • Darstellung des Informationsentwicklungsprozesses und detaillierte Beschreibung der Phasen und Arbeitspakete bei der Entwicklung von Informationsprodukten 
  • Unterschiedliche Ausprägungen beim Informationsentwicklungsprozess, bei den einzelnen Phasen oder phasenbezogenen Aufgaben (z.B. branchenabhängig, produktabhängig, abhängig von der Projektmanagementmethode)
  • Möglichkeiten der Organisation von generellen und spezifischen Prozessen zur Erstellung von Informationsprodukten             
Inhaltsplanung
  • Spezifikation und Auswahl der Informationsprodukte (für die verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus)
  • Spezifikation und Auswahl der Medien für die Zielgruppe 
  • Spezifikation aller produktbegleitenden Informationen (z.B. für Dokumentenübersicht, für Lieferliste)
  • Spezifikation der Informationsprodukte für Produktvarianten 
  • Erstellung eines Inhaltsplans (z.B. Liste, Struktur) 
  • Spezifikation und Auswahl von Darstellungsart und Detaillierungsgrad 
  • Festlegung der konkreten Anforderungen an externe Informationsprodukte (z.B. Lieferantendokumentation) und Vertragsgestaltung
  • Planung intern erstellter Inhalte der Produktinformationen 
  • Integrationsplanung für unterschiedliche interne (gegebenenfalls externe) Inhalte oder Informationsprodukte (z.B. Lieferantendokumentationsintegration)
  • Berücksichtigung notwendiger Erklärungen, Zertifikate und Zulassungen
Umsetzungsplanung
  • Planung der Umsetzung der einzelnen Ergebnisse der Umfeldanalyse 
  • Festlegung des konkreten Inhaltskonzepts 
  • Festlegung des konkreten Medienkonzepts 
  • Medienspezifische Produktionsplanung (z.B. Abbildungen, Filme, Animationen) 
  • Planung der Umsetzung von internationalen Anforderungen 
  • Planung der Aktualisierungsprozesse 
Erstellungsplanung
  • Spezifikation von Erstellungsumfängen und Ressourcenplanung 
  • Produktionsplanung von Informationsprodukten 
  • Planung von Einkauf und der Beauftragung von Dienstleistern (z.B. Medienentwickler, Terminologie Übersetzer, Grafiker, TD-Dienstleister)
  • Zeit- und Aufgabenplanung (z.B. Arbeitspakete, Zeitplan für z.B. Redaktionsaufgaben, Lieferantendokumentation, Dienstleisterdokumentation, Grafik- und Medienerstellung, Übersetzungsaufgaben)
  • Prozessgestaltung, Schnittstellen und Aufgabenkoordination 
  • Planung der Verzahnung mit Supportprozessen (z.B. Übersetzung, Terminologie) 
  • Umgang mit vertraulichen Informationen 
  • Planung des Tooleinsatzes        
Informationsbeschaffungsplanung
  • Planung der Informationsbeschaffung (z.B. Ziele, Fragenkatalog, Ort, Gesprächspartner, Materialien, Vorbereitung, Zugriff auf Requirement- und Bugtracking-Systeme, Materialien, Prototypen, Beta-Versionen, Vorbereitung)
  • Planung des Informationsbeschaffungsprozesses: Prozessschritte und Planungsgrößenordnungen (z.B. Zeitplanung, Aufwandsplanung)
  • Definition der Anforderungen an unternehmensinterne Quellen (z.B. an Datenformate, Vorlagen) und Dokumente
  • Ermittlung der Anforderungen aus Open-Source-Software