Publikation und Distribution

Durch die Publikation Medienproduktion wird das Informationsprodukt für die Distribution zur Verfügung gestellt. Das Informationsprodukt wird entweder auf Papier oder elektronisch (z.B. eingebettet, online oder mobil) bereitgestellt.
Die Distribution umfasst die Gestaltung, Steuerung und Kontrolle aller Prozesse, um das Informationsprodukt für den Gebrauch zum Nutzer zu bringen. Das Informationsprodukt muss meist gemeinsam mit dem Produkt distribuiert werden. In bestimmten Fällen kann die Distribution des Informationsprodukts getrennt von der Distribution des Produkts erfolgen.

Zum Abschluss eines Projekts müssen alle relevanten Projektinformationen, Projektergebnisse und Informationsprodukte archiviert werden. Eine elektronische Archivierung ermöglicht eine unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen. Für die systematische Archivierung werden verschiedene konzeptionelle und organisatorische Festlegungen getroffen. Unterstützt wird die elektronische Archivierung durch verschiedene Tools und deren Funktionen und Komponenten.
Als Ergebnis dieses Prozessschritts sind alle Projektergebnisse und projektrelevanten Informationen archiviert.

Projektarchivierung

Archivierung aller Projektergebnisse und projektrelevanten Informationen (z.B. Informationsprodukte, Lieferantendokumentation, Dienstleisterdokumentation, Zertifikate und Erklärungen sowie interne Informationen)

Management und Organisation der Archivierung

Archivierungskonzepte, Aufbau von Ablagestrukturen, Verwendung von Metadaten und Versionierung, Archivverwaltung
Archivierungsprozesse, Auffindbarkeit von archivierten Dokumenten
Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte
Archivierung von relevanten Kontexten der Dokumente (z.B. Zulieferdokumente, Entwicklerdokumente, Drittdokumente) und Erhaltung der Bezüge zwischen diesen Dokumenten
Dokumentation des Archivierungssystems, Kriterien zur Festlegung von Archivierungsfristen
Standards für die elektronische Archivierung (z.B. OAIS "Reference Model for an Open Archive Information System", ISO-Standard 14721 bzw. ISO-Norm 14721:2012)

Technische Grundlagen der Archivierung Management