Office Manager (m/w/d)

T3 GmbH, Erlangen

Stellenbeschreibung

Als Office Manager (m/w/d) von T3 bist du die zentrale Schaltstelle des Unternehmens. Bei dir laufen Organisation, Finanzen, Personal und Kommunikation zusammen und du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner. Wenn du Ruhe, Souveränität, Organisationstalent und viel positive Energie mitbringst, bis du hier genau richtig!


Du willst noch mehr über uns und den Job wissen? Schau doch mal auf unserer Karriereseite vorbei!


Was erwartet dich?

Kommunikation & Büroorganisation

• Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister
• Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
• Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben

Personal & Lohn

• Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen
• Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
• Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
• Unterstützung beim Bewerbermanagement
• Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)
• Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen

Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen

• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
• Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings

Veranstaltungen & Events

• Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen
• Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen
• Ohne Personalverantwortung

 

Was bieten wir dir?

Karriereentwicklung & Weiterbildung

• Professionelles Onboarding durch persönliches Mentoring
• Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung
• Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings

Attraktive Vergütung & Boni

• Wettbewerbsfähiges Grundgehalt
• Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen
• Beteiligung am Unternehmenserfolg

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
• Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals
• Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung

Unternehmenskultur & Teamspirit

• Flache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe
• Ein sympathisches Team aus alten Hasen und jungen Wilden, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt
• Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt
• Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free

Gesundheits- & Zusatzleistungen

• Betriebliche Altersvorsorge und Versicherungen
• Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss
• Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten

Global Player & Impact

• Projekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung
• Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie
• Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten

 

Was solltest du mitbringen?

Dein fachlicher Hintergrund

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
• Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
• Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
• Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO)
• Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut
• Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an
• Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
• Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
• Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken
• Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level

Über dich

• Deine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs
• Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
• Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
• Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist  jederzeit sicher, professionell und empathisch
• Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
• Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält

Rahmendaten

Teilzeit: 25 - 30 h pro Woche