Eine neue Doku bitte. Wie viel wird das kosten?

Am 22. Juni trafen wir uns in der Hochschule München, die uns freundlicherweise wieder einmal Räumlichkeiten für einen Vortrag zur Verfügung stellten. Trotz der erbarmungslosen Hitze und der Weltmeisterschaft konnten wir 14 Gäste begrüßen.

Herr Stefan Zindel stieg dann auch gleich in das Thema "Eine neue Doku bitte. Wie viel wird das kosten?" ein. Denn eine realistische, für Dritte gut nachvollziehbaren Kalkulation zu Kosten, Aufwänden und Dauer eines Dokumentationsprojekts müssen sich nicht nur Dienstleister auseinander setzen. Herr Zindel wies auch nachdrücklich darauf hin, dass man damit im eigenen Betrieb die Wahrnehmung der Dokuabteilung als reine Kostenstelle dauerhaft beeinflussen kann. Mit einer guten Aufwandskalkulation kann man nicht nur den Wert der eigenen Arbeit sichtbarer machen. Man stellt dem Management und seinen (internen) Kunden damit auch Stellschrauben zur Verfügung, die Kosten in sinnvoller Weise zu beeinflussen ohne pauschal auf Qualität zu verzichten. Dafür muss man zunächst ganz klar die Rahmenbedingungen definieren, so dass alle Beteiligten das gleich Bild davon haben, was zum Gesamtumfang des Projekts gehört, nur dann kann man einen "Preis" ermitteln. Für die Kalkulation selbst betrachtet man im Anschluss vier Aspekte:

1. Das Mengengerüst
2. Das Phasenmodell
3. Die Teilarbeiten
4. Die Störfaktoren

Herr Zindel zeigte ganz pragmatisch an einer Tabelle, wie man das Mengengerüst definiert und wie man dann die einzelnen Einträge über Faktoren gewichtet. Die Faktoren basieren dabei auf Erfahrungswerten, die er in seiner langjährigen Praxis erworben hat. Feedback aus dem Publikum bestätigte, dass auch andere mit ähnlichen Werten rechnen. Wichtig ist hier nochmals, Annahmen und Einschränkungen festzuhalten, auf die man sich für das Projekt verständigt hat, damit es später nicht zu Diskussionen kommt.

Im Anschluss führte Herr Zindel noch durch sein Phasenmodell und ging auf die Teilarbeiten ein, die zum Gesamtprojekt gehören und ohne die die Kosten nicht vollumfänglich ermittelt werden können. Anhand von Beispielen zeigte er, wie man zuletzt die Stundensumme aller Tätigkeiten ermittelt und nochmals über die Berücksichtigung möglicher Störfaktoren anpassen kann. Mit einer Gegenkalkulation sollte man das Ergebnis dann nochmals prüfen, bevor man es dem Kunden vorstellt und ihm die Möglichkeit gibt, zum Beispiel über die genaue Definition der Qualitätsstufen, die man erreichen will, den Preis nochmals anzupassen. Auch dazu gab es konkrete Vorlagen zur Einordnung.

Nach Abschluss des Projektes sollte in jedem Fall eine Nachkalkulation erfolgen, selbst wenn Ausgangs- und Endsumme deckungsgleich sind. Nur so sammelt man über die Zeit die Erfahrung, welche Werte im eigenen Umfeld anzusetzen sind.

Dem Vortrag selbst folgten dann noch einige Fragen und die Teilnehmer brachten auch ihre eigenen Erfahrungen mit Kosten- und Aufwandskalkulation ein.

FAZIT

Allen Teilnehmern ist der Vorteil und Wert einer nachvollziehbaren Kalkulation bewusst. Dass das zunächst zusätzlichen Aufwand erfordert, kann abschreckend sein. Auf lange Sicht hat es aber sowohl für die Beurteilung der eigenen Tätigkeit als auch für die Außendarstellung positiven Einfluss. Und mit den konkreten Vorlagen aus dem Vortrag ist der Einstieg in die regelmäßige Kalkulation deutlich einfacher. Sicherheit und Schnelligkeit bei der Berechnung erhöhen sich dann mit jeder neuen Kalkulation von selbst.