Chef-Sprech: Überzeugend argumentieren für Investitionen in der Technischen Redaktion

25 Mitglieder wollten wissen, wie sie überzeugend für Investitionen argumentieren können. Herr Ratenberg illustrierte das an einem Fallbeispiel. In seinem Beispiel sollten mehr elektronische Medien in der technischen Dokumentation eingesetzt werden. Dafür sollte eine spezielle Software eingeführt werden, eine echte Investition.

• Welche Kennzahlen überzeugen betriebswirtschaftlich? 
• Mit wem können Sie sich verbünden?
• Welche Killerphrasen kommen auf Sie zu? 

Auf diese Fragen ging der Referent ein.

Imagegewinn

Elektronischen Medien, wie SVG-Grafiken, Animationen und aussagekräftige Illustrationen werden als modernen Medien wahrgenommen und bringen einen Imagegewinn für die Firma. Die Anleitungen werden von den Zielgruppen als qualitativ höherwertig bewertet. Die Firma wird als innovativ und modern wahrgenommen. Auch der Internetauftritt oder das Web-Portal für die Kunden bekommen ansprechendere Inhalte. Die elektronischen Medien vereinfachen die Auswahl von Ersatzteilen in einem Shop und erhöhen damit die Usability.

Kennzahlen für die technische Dokumentation – Schwerpunkt Maschinen, Geräte

In seinem Beispiel ging der Referent auf die Einführung von mehr Illustrationen, Animationen und SVG-Grafiken in der Dokumentation ein. Dafür wird die entsprechende Software-Ausstattung für die Verarbeitung von CAD-Daten benötigt und das ist eine echte Investition.

Welches Einsparpotenzial kann durch die Investition erreicht werden? Aus betriebswirtschaftlicher Sicht stellte Rautenberg die Investitionen den Einsparungskosten gegenüber und ermittelte den Zeitraum für die Amortisierung. Dieses „Return of Investment“ ist wichtig, da anschließend der Einsatz des neuen Werkzeugs der Firma Gewinn bringt.

Bei der Berechnung beachtete er auch interne Dienstleistungen, zum Beispiel durch die Konstruktion.

Neue Freunde finden

Lohnt sich die Investition für andere Abteilungen? Das sollten Sie im Blick behalten, denn auch hier können Sie Kennzahlen ermitteln, denen wieder ein Geldwert zugeordnet werden kann. Mögliche Verbündete für den Einsatz von digitalen Medien sind Vertrieb, Marketing, Messe und Schulungsabteilung (E-Learning-Medien).

Kennzahlen für Softwaredokumentation – Eine Diskussion unter Teilnehmer:innen

Am Ende des Vortrags kam es zu einer spannenden Diskussion über die Investition im Bereich Softwaredokumentation. Welche Kennzahlen können hilfreich sein und wo kann der Hebel angesetzt werden? Die Teilnehmer:innen diskutierten unter sich. Kennzahlen aus dem Support, Befragungen von Kunden und Schadensfälle, die durch falsche Bedienung entstanden sind, können hier Ansatzpunkte liefern. Doch dem gegenüber stehen Killerphrasen wie: „Bisher ist noch nie was passiert.“ Gerade in der Softwaredokumentation gibt es einen großen Bedarf an Austausch, um gezielt mit Kennzahlen zu argumentieren.

Das PDF vom Vortrag können Sie bei Dirk Rautenberg anfordern
info(at)krenko.de

In der Bildgalierie finden Sie einen Auszug aus der Präsentation. Bitte beachten Sie, dass die Zahlen für die Budgetplanung nur Beispiele sind und sie sollen nur eine Idee für die Herangehensweise liefern.