22. Oktober 2019 | Regionalgruppe Thüringen

Praxisleitfaden Lieferantendokumentation

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Im Maschinen- und Anlagenbau und in der Medizintechnik fertigen Hersteller ihre Produkte heute nur noch selten zu 100 Prozent selbst. Vielmehr kaufen sie Komponenten und Systeme dazu, um das eigene Produkt zu komplettieren. Generell nimmt die Fertigungstiefe weiter ab und beträgt im Extremfall Null-Prozent. Viele dieser zugekauften Komponenten und Systeme sind dokumentationspflichtig.  Der Lieferant ist in der Verantwortung, er muss die vollständige Dokumentation beistellen.

Die betriebswirtschaftlichen Risiken im Umfeld der Lieferantendokumentation liegen in erster Linie in den Bereichen Kosten, Vertragserfüllung und Compliance.

Ungeplante Kosten entstehen oft durch kostenpflichtige Nachbestellung von Dokumentation und  durch interne Aufwände in den Organisationseinheiten Einkauf und Dokumentation. Verursacht durch einen großen Lieferumfang oder durch ein hochpreisiges Investitionsgut können die Kosten einen sechsstelligen Euro-Betrag erreichen.

Aus der Nichterfüllung von vertraglichen Anforderungen können sich Vertragsstrafen, Claims und Pönalen ergeben.

Die Nichterfüllung rechtlicher Anforderungen, das sind auch Anforderungen an die Sicherheitshinweise oder die sprachliche Ausführung einer Dokumentation, verstoßen gegen Compliance-Richtlinien. Hohe Kosten und Imageschaden sind die Folge.

Die Einführung und Anwendung eines zielführenden Prozesses ist ein wirksames Instrument, um den oben genannten Risiken zu begegnen.

Im Praxisleitfaden Lieferantendokumentation sind die kritischen Erfolgsfaktoren entlang der Prozess-Kette benannt. Die beschriebenen Prozess-Schritte beinhalten die Einbindung der Beschaffung der Lieferantendokumentation in ein ERP-System, genauso wie die Lieferantenbewertung und -entwicklung. Von großem Vorteil ist, dass die in den Unternehmen bereits bestehenden Prozesslandschaften genutzt und um die Anforderungen der Technischen Dokumentation erweitert werden können. Bei der preislichen Bewertung darf die Technische Dokumentation nicht ausgelassen werden. Die Kosten der Technischen Dokumentation sind in einer TCO (Total Cost Of Ownership)-Betrachtung mit zu berücksichtigen.

Die zweite Auflage trägt den Praxiserfahrungen der Leser Rechnung und enthält weitere Checklisten.