Mehr als Tabellen: Terminologiemanagement mit Microsoft Lists optimieren

Mit etwas Verzögerung durch technische Probleme startete Michael Schroeder seine Präsentation der firmeneigenen Terminologielösung. Begonnen haben sie die Terminologiearbeit wie viele Unternehmen mit Excel-Listen. Damit sind sie bald an ihre Grenzen gestoßen, denn die Terminologiearbeit mit Excel bringt viele Nachteile mit sich:

• schwer nachvollziehbar, wer welche Änderung vornimmt
• Ablageort finden, auf den alle zugreifen können
• Synchronisierung der Information bei Verwendung von mehreren Listen
• Darstellung von Suchergebnissen ist unübersichtlich
• Pflichtfelder können nicht zugewiesen werden
• automatisierter Eintrag von Neuvorschlägen nicht möglich

Mit einer Kombination aus Microsoft Lists, -Forms, -Power Automate und -Teams haben sie ein Terminologiesystem geschaffen, was diese Herausforderungen bewältigt und schier unendliche weitere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Automatisierung von Prozessen bietet.

Um diese Apps zu nutzen öffnen Sie Teams oder die Website www.microsoft365.com und fügen dort die App "Lists" hinzu. Optional noch "Forms" und "Power Automate", wenn Sie auch Automatisierungen implementieren wollen. Die dort erstellten Listen, Formulare usw. werden wie alle Teams-Dateien auf einem Sharepoint gespeichert und unterliegen den gleichen Zugriffsmöglichkeiten.

Importieren Sie in Microsoft Lists eine bestehende csv-Datei, oder legen Sie die gewünschten Spalten manuell an.

Achten Sie beim Import, bzw. beim Anlegen der Spalten darauf, den passenden Spaltentyp auszuwählen. Hier ein paar Beispiele; die Spaltentitel können natürlich individuell vergeben werden:

• Term (DE): Single line of text
• Definition (DE): Multiple lines of text
• Verantwortlich: Person
• Status: Choice
• Link: Hyperlink

In Lists haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Zugriffsrechte pro Liste und Person individuell verwalten
• Pflichtfelder bestimmen (über Spalteneinstellungen)
• mehrere Filter gleichzeitig setzen
  • die resultierende Ansicht kann gespeichert und bei Bedarf auch anderen zur Verfügung gestellt werden (Häkchen "make as public view" anklicken)
  • so können z. B. unterschiedliche Metadaten oder Spalten-Ein-/Ausblendungen ausgewählt werden, was die Übersichtlichkeit erhöht und die Arbeit mit großen Tabellen erleichtert
• Einstellen, ob eine oder mehrere Optionen pro Zelle zulässig sind; z. B. mehrere Optionen bei "relevant für" und eine Option bei "Status"
• Kommentare hinzufügen und Personen verlinken (mit @-Zeichen)
• weitere Spalten mit Systeminformationen einblenden
  1. Klick auf eine Spaltenüberschrift.
  2. In "Column settings" > "Show/hide columns" auswählen.
  3. Gewünschte Spalten an- oder abwählen (z. B. "Created by", "Modified by", "Type"...)
• Regeln erstellen, z. B. für Benachrichtigungen wenn Einträge geändert werden
• Liste exportieren nach Excel oder Power BI
• Freigabe verwalten, z. B. pro Bearbeiter*in eine Statusspalte
• Einreichung von Neuvorschlägen über Integration von Microsoft Forms mittels Power Automate
  • Erstellt z. B. eine E-Mailbenachrichtigung
  • Legt den Vorschlag in allen im Prozess hinterlegten Listen gleichzeitig an (und dadurch mit der gleichen ID), was für das spätere Updaten wichtig ist
  • Ermöglicht direkte Entscheidungen (rejected, approved...) in Outlook
  • Ermöglicht das automatisierte Anlegen eines Diskussionsbeitrags in Teams, falls der Neuvorschlag diskutiert werden soll

Ihr seht - diese Systemkombination ist wirklich mächtig.

Durch die Speicherung auf einem Sharepoint ist ein einfacher Zugriff gewährleistet - sogar eine Anbindung an einen internen GenAI-Assistenten zur Terminologieüberprüfung ist denkbar.

Durch die Automatisierungen mit Power Automate und Forms spart man viel Zeit und gewährleistet den korrekten Ablauf von Prozessen.

Fazit: Eine spannende Option für alle Unternehmen, für die sich die Anschaffung eines spezifischen Terminologiesystems (noch) nicht rentiert.

Für Rückfragen steht Michael Schroeder Ihnen per E-Mail zur Verfügung unter Michael.Schroeder@br-automation.com.