Praxisleitfaden Lieferantendokumentation

Pandemie-bedingt fand auch diese RG-Veranstaltung vor dem heimischen Bildschirm statt. Magali Baumgartner und Armin Burry stellten die neue Version des Praxisleitfadens Lieferantendokumentation vor. Die Vortragsfolien können Sie als pdf-Datei herunterladen, der Abstract zum Leitfaden ist der nachfolgende Text.

Da während der Veranstaltung auch einige Normen zur Sprache kamen: In der tekom Webithek (Reiter Die tekom - Webinare - Webithek) finden Sie einige Webinare zur 82079, zu 26511-26515 und anderen interessante Themen.

Im Maschinen- und Anlagenbau und in der Medizintechnik fertigen Hersteller ihre Produkte heute nur noch selten zu 100 Prozent selbst. Vielmehr kaufen sie Komponenten und Systeme dazu, um das eigene Produkt zu komplettieren. Das kann bis zu einer Fertigungstiefe von Null-Prozent führen. Viele dieser zugekauften Komponenten und Systeme sind dokumentationspflichtig.  Der Lieferant muss die Dokumentation beistellen.

Die betriebswirtschaftlichen Risiken im Umfeld der Lieferantendokumentation liegen in erster Linie in den Bereichen Kosten, Vertragserfüllung und Compliance.

Ungeplante Kosten können entstehen oft durch kostenpflichtige Nachbestellung von Dokumentation und  durch interne Aufwände in den Organisationseinheiten Dokumentation und Einkauf. Verursacht durch einen großen Lieferumfang oder durch ein hochpreisiges Investitionsgut können die Kosten einen sechsstelligen Euro-Betrag erreichen.
Aus der Nichterfüllung von vertraglichen Anforderungen können Vertragsstrafen, Claims und Pönalen resultieren.
Die Nichterfüllung rechtlicher Anforderungen, das sind auch Anforderungen an die Sicherheitshinweise oder die sprachliche Ausführung einer Dokumentation, verstoßen gegen Compliance-Richtlinien. Dies kann negative finanzielle Folgen haben und auch einen Imageschaden nach sich ziehen.

Die Einführung und Anwendung eines zielführenden Prozesses ist ein wirksames Instrument, um den oben genannten Risiken zu begegnen.
Im Praxisleitfaden Lieferantendokumentation sind die kritischen Erfolgsfaktoren entlang der Prozess-Kette benannt. Die beschriebenen Prozess-Schritte beinhalten die Einbindung der Beschaffung der Lieferantendokumentation in ein ERP-System, genauso wie die Lieferantenbewertung und -entwicklung. Von großem Vorteil ist, dass die in den Unternehmen bereits bestehenden Prozesslandschaften genutzt werden und um die Anforderungen der Technischen Dokumentation erweitert werden können. Bei der preislichen Bewertung darf die Technische Dokumentation nicht ausgelassen werden. Die Kosten der Technischen Dokumentation sind in einer TCO (Total Cost Of Ownership)-Betrachtung mit zu berücksichtigen.
Die zweite Auflage trägt den Praxis Erfahrungen der Leser Rechnung und enthält weitere Checklisten.