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25.03.2014

Dritte Auflage der tekom-CMS-Studie veröffentlicht

Effizientes Informationsmanagement durch spezielle Content-Management-Systeme

Daniela Straub

Seit der letzten Aktualisierung der Content-Management-Studie im Jahr 2008 hat sich am Markt für Redaktionssysteme vieles verändert. In einer Umfrage im Jahr 2013 hat die tekom den Markt erneut analysiert und eine Übersicht mit Systemen, Prozessen und Funktionalitäten in einer 350-seitigen Studie zusammengefasst. Die dritte Auflage der CMS-Studie zeigt deutlich die veränderten Anforderungen, die z.B. neue Technologien, Anwendungsszenarien und Märkte mit sich gebracht haben.

Die steigende Zahl und die wachsende Vielfalt an produktbezogenen Informationen, die immer kürzer werdenden Produktlebenszyklen und die Globalisierung der Märkte haben in den letzten Jahren die Informationsentwicklung nachhaltig verändert. Insbesondere die Sprachenvielfalt mit der daraus resultierenden Notwendigkeit, Inhalte in verschiedenen Fremdsprachen zu verwalten, ist für viele Unternehmen als neue, grundlegende Aufgabe hinzugekommen.

Zudem hat die Anzahl von Produktvarianten, mit denen individuellen Kundenwünschen nachgekommen werden will, bei vielen Produkten zugenommen. Auch die Vielfalt der Ausgabemedien ist mit dem Aufkommen von mehr und verschiedenen mobilen Geräten wie etwa Tablets, Pads, Notebooks, Smart- und iPhones, sowie der Entstehung immer neuer verschiedener Webanwendungen gewachsen.

Verantwortliche und Manager sind vor das Problem gestellt, gestiegene Anforderungen im Redaktionsprozess und mehr Leistung hinsichtlich der geforderten Ergebnisse mit immer weniger personellen Ressourcen zu bewältigen. Wo diese Herausforderungen nicht gemeistert werden, entsteht zusätzlicher Kosten- und Zeitdruck bei immer schwerer zu lösenden Qualitätsproblemen. Die gestiegene Komplexität erfordert zunehmend effiziente und zuverlässige Prozesse und Standards, um Qualitätsforderungen des Kunden, etwa nach einheitlicher Terminologie, Konsistenz der Aussagen und lokalisierten Informationen nachzukommen.

Viele Unternehmen sehen daher in Content-Management-Systemen (CMS) die Lösung, um die Leistung und Leistungsfähigkeit ihrer Redaktionsprozesse zu steigern: War es im Jahr 2008 nur jede dritte befragte Abteilung (32 %) – darunter überwiegend Großunternehmen –, so ist die Zahl heute auf etwa 44 % Nutzer von CMS angestiegen. Rechnet man noch die Unternehmen hinzu, die sich gerade in der Informations- oder Entscheidungsphase befinden, ergibt sich ein Wert von etwa 68 %. Insgesamt 788 Teilnehmer hatten sich im Jahr 2013 an der tekom-Umfrage beteiligt.

Produktivitätsgewinne durch CMS

Der Unterstützungsbedarf durch ein CMS ist also nachhaltig vorhanden. Daher erwägen weiterhin viele Unternehmen die Einführung eines CMS, denn diese bringen verschiedene Produktivitätsgewinne mit sich, wie etwa:

  • Vermeidung von Inkonsistenzen und Redundanzen in der Informationsentwicklung, 
  • Mehrfachnutzung von Inhalten, 
  • Verwaltung von Information in verschiedenen Sprachen und Versionen,
  • Ausschluss von Redundanzen bei der Übersetzung,
  • Optimierung des Übersetzungsworkflows,
  • Verfügbarkeit von Schnittstellen mit ERP-, PPS- und ähnlichen Systemen,
  • Automatisierbarkeit des Publikationsvorganges,
  • Single Sourcing und
  • medienübergreifende Publikation.

Durch ihr Zusammenwirken mit Translation-Memory-Systemen wird der Nutzen von CMS noch zusätzlich gesteigert.

Nicht nur für Großunternehmen sind CMS ein potenzielles Werkzeug zur Leistungssteigerung. Die tekom-Studie zeigt den besonderen Bedarf gerade kleiner und mittelständischer Unternehmen: Sie benötigen nicht alle der realisierbaren Funktionen und bevorzugen Standard-Software gegenüber speziell angepasster Software. Großunternehmen hingegen haben oft besondere, auf ihre Unternehmensstruktur ausgerichtete Funktionsanforderungen und bevorzugen speziell an ihren Bedarf angepasste Software.

Anforderungen, die für die Einführung eines CMS sprechen

Die Entscheidung pro oder contra Einführung eines CMS muss spezifisch für das einzelne Unternehmen erfolgen. Ausgangspunkt dafür ist eine Anforderungsanalyse. Die Studie zeigt, dass sich CMS vor allem für Unternehmen rechnen, die mit folgenden Anforderungen konfrontiert sind: 

  • Mehrfachverwendung von Inhalten zur Erstellung verschiedener Informationsprodukte und/oder für verschiedene Zielgruppen,
  • Erstellung von kunden- oder produktspezifischen Dokumentationsvarianten,
  • Lokalisierung und Erstellung von Ländervarianten,
  • Erstellung verschiedener Layoutvarianten,
  • Nutzung von produktbezogenen Daten aus Datenbanken (z.B. Stückliste, Produktdaten),
  • Erstellung von Katalogen (Produktdatenmanagement),
  • Handhabung von Beziehungen zwischen inhaltlich verwandtem Content,
  • Forderung nach XML als originäres Datenformat und medienneutrale Verwendung des Contents,
  • Verwaltung verschiedener Fremdsprachen,
  • aktives Terminologiemanagement,
  • Nutzung von Translation-Memory-Systemen,
  • Single Source Publishing,
  • Erstellung der Dokumentation für verschiedene Ausgabemedien.

Hinsichtlich der grundlegenden Anforderungen in der Informationsentwicklung – wie Text zu versionieren, zu archivieren, zu recherchieren und wiederzuverwenden – existieren fast keine Unterschiede zwischen den verschiedenen Systemen. Die dafür notwendigen Funktionen bieten nahezu alle Anbieter standardmäßig an. Auch die Verwaltung von verschiedenen Fremdsprachen, die Einbindung verschiedener Bildformate (z.B. Fotos, Grafiken, CAD), das Management von Bildern (Archivierung, Metainformation, Recherche) sowie Cross Media Publishing wird von nahezu allen Anbietern standardmäßig unterstützt.

Anders sieht es aus, wenn es um spezifische oder zusätzliche Anforderungen geht, z.B. Standardaustauschformate oder Workflowfunktionen. Dann zeigen sich deutliche Funktions- und Leistungsunterschiede und die Besonderheiten der Systeme. Für das einzelne Unternehmen ist maßgeblich: Das richtige CMS muss wie maßgeschneidert auf die individuellen Unternehmensbedingungen passen. Diese Notwendigkeit spiegelt sich in der Forderung nach Systemen, die sich möglichst leicht an die eigenen Prozesse anpassen lassen und problemlos integrierbar sind. Durch eine einfache Integration des Systems in die vorhandene DV-Landschaft über standardmäßige bzw. offene Schnittstellen können weitere Einführungskosten gespart werden.

Mit einem CMS maximalen Nutzen erzielen

Der maximale Nutzen wird erreicht, wenn alle Anforderungen zur Erstellung eines Informationsprodukts, die dringend oder zwingend geleistet werden müssen, optimal durch das System unterstützt werden. Um Kosten zu sparen, sollten möglichst viele der benötigten Programmfunktionen standardmäßig verfügbar oder ohne größeren Aufwand konfigurierbar sein.

Ausschlaggebend für die Systemauswahl ist nicht nur die Frage „Was bietet ein CMS?“, sondern auch die Analyse „Wie arbeitet ein CMS?“. Hier finden sich Unterschiede zwischen den untersuchten Systemen – zum einen aufgrund ihrer Philosophien und Konzepte, zum anderen bedingt durch verschiedene Gebrauchstauglichkeit, ihre „Usability“. Sie entscheidet über das Mehr oder Weniger an Zeitaufwand für einzelne Arbeitsschritte. Nicht nur das, sie beeinflusst zudem die Zufriedenheit der Anwender mit dem System maßgeblich.

Des Weiteren werden von den Unternehmen für die Auswahl eines Systems folgende Merkmale präferiert, die eine Software erfüllen sollte:

  • Anwenderfreundlichkeit und Durchschaubarkeit,
  • Modularität des Produkts,
  • Produkt und Anpassung aus einer Hand.

Bei der Auswahl eines CMS bzw. eines Systemanbieters sind für die Mehrheit der Befragten die Integrationsmöglichkeiten des Systems in die bestehende Prozess- und Systemlandschaft sowie die Projekterfahrung des Anbieters maßgeblich. An zweiter Stelle erst stehen wirtschaftliche Überlegungen wie etwa die Preispolitik und die Kosten für die Einführung, inklusive des Anpassungsaufwands: sie sind für rund die Hälfte der Befragten wichtige Entscheidungskriterien. Interessanterweise spielen bei der Auswahl des Anbieters für die meisten der befragten Anwender rein unternehmensbezogene Kriterien – wie Größe, Mitarbeiterzahl, Umsatz, Dauer des Firmenbestehens und Marktführerschaft – keine maßgebliche Rolle.

Einführungs- und Betriebskosten eines CMS

Die Kosten für ein CMS können nicht ohne Weiteres pauschal vorhergesagt werden, denn sie hängen u.a. vom Projekt- und Nutzungsumfang ab. Als Richtwerte für die durchschnittlichen Investitionskosten für die Einführung eines CMS können aus den Umfrageergebnissen folgende Mittelwerte und Mediane herangezogen werden:

  • Management-System unter 50.000 Euro. Der Median bis zu dem genau 50 % aller Angaben liegen, ist 30.000 Euro, der Mittelwert liegt bei rund 47.000 Euro.
  • Die Investition für ein CMS beträgt bei einer Unternehmensgröße von 251–500 Mitarbeitern in 80 % der Fälle zwischen 10.000 und 100.000 Euro. Der Median ist 60.000 Euro, der Mittelwert aufgrund der hohen Standardabweichung 131.000 Euro (Standardabweichung 204.109 Euro).
  • Bei Unternehmen mit 500–1000 Mitarbeitern betragen in 57 % der Fälle die Kosten zwischen 50.000 und 100.000 Euro. Der Median (50 % der Fälle) liegt bei 90.000 Euro, der Durchschnitt hingegen bei rund 214.000 Euro (Standardabweichung 510.601 Euro).
  • Bei Unternehmen mit 1000–5000 Mitarbeitern beträgt der Median 120.000, der Mittelwert ist rund 226.000 Euro (Standardabweichung 336.313 Euro).
  • Bei Organisationen mit mehr als 5000 Mitarbeitern belaufen sich die durchschnittlichen Kosten auf 549.482 Euro (Standardabweichung 730.129), der Median liegt bei nur 225.000 Euro.
  • Wie bereits bei den Investitionskosten zu vermerken war, fallen die Betriebskosten für CMS in größeren Unternehmen deutlich höher aus als in kleineren Firmen:
  • Bei den kleineren Firmen mit bis zu 50 Mitarbeitern beträgt der mittlere Wert 7.250 Euro mit einer Standardabweichung von 8.655 Euro, der Median liegt bei 4.000 Euro.
  • Bei Firmen mit bis zu 250 Mitarbeitern beträgt der mittlere Wert 6.507 Euro mit einer Standardabweichung von 7.586 Euro, der Median liegt bei 5.000 Euro.
  • Die Betriebskosten betragen bei einer Unternehmensgröße von 251–500 Mitarbeitern im Durchschnitt 13.717 Euro (Standardabweichung 16.960 Euro), der Median liegt bei 10.000 Euro.
  • Bei Organisationen mit 500–1000 Mitarbeitern liegt der mittlere Wert bei 16.905 Euro (Standardabweichung 25.253 Euro), der Median liegt bei 10.000 Euro.
  • Bei Großunternehmen mit 1000–5000 Mitarbeitern sind die durchschnittlichen Betriebskosten 25.355 Euro (Standardabweichung 16.559 Euro), die Hälfte aller Werte ist bei 15.000 Euro erreicht.
  • Bei mehr als 5000 Mitarbeitern betragen die Betriebskosten im Durchschnitt 87.208 Euro (Standardabweichung 16.593 Euro), der Median beträgt hier 30.000 Euro.

    Sowohl die Zeit für die Konzeption als auch für die Systemeinführung ist abhängig von der Projektgröße. Aus den Angaben zur Gesamtprojektdauer geht hervor:

    • mit bis zu 5 Mitarbeitern in der Technischen Dokumentation kann von einer Gesamtprojektdauer von bis zu 12 Monaten ausgegangen werden.
    • bei 6 bis 10 Mitarbeitern in der Technischen Dokumentation kann mit einer Regeldauer zwischen 12 und 24 Monaten gerechnet werden.
    • Insbesondere bei sehr großen Abteilungen Technischer Dokumentation mit mehr als 10 Mitarbeitern ist eine Projektdauer bis zu 2 Jahren nicht ungewöhnlich, etliche der Großprojekte benötigen sogar mehr als 2 Jahre.

    Die Kosten-Nutzen-Relation eines CMS beurteilen die Anwender sehr optimistisch: Die Hälfte der Befragten, 50 %, schätzt die Kosten-Nutzen-Relation als positiv und weitere 16 % sogar als sehr positiv ein. Lediglich 7 % der Anwender äußerten sich negativ.

    Insgesamt ist die Zufriedenheit der Anwender mit CMS sehr hoch: Rund 64 % der Befragten sind mit dem CMS zufrieden oder sehr zufrieden, jeder Fünfte sich mit weder-noch. Allerdings befindet sich unter den Befragten auch ein Kreis von etwa 14 % der Anwender, die unzufrieden mit ihrem CMS sind.

    Bei der Frage nach der Dauer, bis sich die Investition bezahlt gemacht hat und der so genannte Return-on-Investment erreicht ist, geht die Mehrheit der Befragten (78 %) davon aus, dass sich die Einführung nach spätestens 5 Jahren bezahlt gemacht hat. Davon nehmen 6 % an, dass der Return-on-Investment bereits nach einem Jahr erreicht ist.

    Der Einsatz spezieller Systeme rechnet sich also auch finanziell. Diese Ergebnisse bestätigen den strategischen Nutzen von CMS und lassen sich sicherlich auch auf weitere Bereiche der Unternehmen übertragen.

    Die Studie

    Umfang, Inhalte und Kosten der tekom-CMS-Studie

    DIN A4, 350 Seiten, 62 Tab. und 35 Abb., 3., aktualisierte Auflage 2014
    ISBN 978-3-9812683-4-8

    • Preis für tekom-Mitglieder: 170 €
    • Preis für Nichtmitglieder: 260 €

    Alle Preise inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer, zzgl. Porto und Versand.

    So bestellen Sie die Studie:

    Sie können die Studie ab sofort bei der tekom-Geschäftsstelle bestellen. Verwenden Sie dazu bitte unser Opens internal link in current windowFax-Bestellformular und schicken Sie uns ein Fax an 0711 65704-99, oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info(at)tekom.de.

    Die Autoren:

    Dr. Daniela Straub, Dipl.-Psychologin, war mehrere Jahre für Prozessoptimierungs- und Organisationsentwicklungsprojekte einer großen internationalen Unternehmensberatung tätig. Seit Anfang 2003 arbeitet sie bei der tcworld GmbH und führt dort die Benchmarking-Projekte der tekom durch. Außerdem ist sie für Studien und Umfragen verantwortlich und betreut den Bereich Weiterbildung und Zertifizierung.
    Kontakt: d.straub(at)tekom.de

    Prof. Dr. Wolfgang Ziegler, Diplom-Physiker, war von 1997 bis 2003 als Dienstleister und in der Industrie im Bereich Entwicklung, Schulung und Beratung für SGML-/XML-Informationssysteme tätig. Seit 2003 lehrt er Informations- und Content Management an der Hochschule Karlsruhe – Technik und Wirtschaft im Studiengang Kommunikation und Medienmanagement. Sein Arbeitsgebiet sind das Umfeld XML-basierter Redaktionssysteme, XML-/XSL-Technologien und Informationsmodellierung.
    Kontakt: wolfgang.ziegler(at)hs-karlsruhe.de

     

     

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