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2011

Neue tekom-Publikation erschienen

Leitfaden Lieferantendokumentation

Jörg Michael

Die tekom hat im Juli 2011 einen neuen Leitfaden vorgestellt: "Leitfaden Lieferantendokumentation". Der Leitfaden hilft Technischen Redakteuren bei der Frage der Integrationstiefe von Lieferantendokumentationen und stellt zahlreiche Checklisten und Beispieldokumente bereit, die an das eigene Unternehmen angepasst werden können.

Warum ist der Leitfaden wichtig?

Im Maschinen- und Anlagenbau setzt sich die Technische Dokumentation für den Endkunden zu einem erheblichen Teil zusammen aus der Dokumentation, die von einzelnen Lieferanten bereitgestellt wird. Eine wichtige Aufgabe der Technischen Redaktion im Maschinen- und Anlagenbau besteht daher darin, aus den eigenen und zugelieferten Dokumenten eine Gesamtdokumentation zu erstellen. Alle Beteiligten, die zu dieser Gesamtdokumentation beitragen, befinden sich in einem Spannungsfeld von vier Faktoren: 1. Gesetze und Normen, 2. Verträge, 3. Zeit und 4. Wirtschaftlichkeit. Daher ist die Aufgabe nicht einfach zu erfüllen. Sie muss darüber hinaus in einem Umfeld geleistet werden, das durch die Internationalisierung der Unternehmen immer komplexer wird. Die Unternehmen kaufen mittlerweile ihre Bauteile und komplette Maschinen rund um den Globus ein, um sie dann an einem anderen Ort zu einer Gesamtmaschine oder Anlage zusammenzubauen. Es führt schon zu Problemen, die "richtige" Technische Dokumentation von Lieferanten im eigenen Kulturkreis zu bestellen und zu bekommen.

Diese Herausforderung potenziert sich, wenn Lieferanten aus einem anderen Kulturkreis stammen. Noch komplizierter ist es, wenn Tochterfirmen mit anderen Standards gemeinsam mit dem Stammhaus Aufträge bearbeiten und die Technische Dokumentation an verschiedenen Standorten zusammenstellen. Aber selbst wenn alle Beteiligten qualitativ hochwertige Dokumentationen erstellen, führt das nicht zwingend zu einer qualitativ hochwertigen Gesamtdokumentation. Im Wesentlichen liegt das am Fehlen klarer Abläufe, Zuständigkeiten und Definitionen. Oft sind auch die Anforderungen an die Lieferantendokumentation von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und damit für die Lieferanten schwer zu erfüllen. Hinzu kommt, dass die Gesamtlieferanten oft ihre Anforderungen an die Zulieferdokumentation nur unzureichend spezifizieren, aber häufig mit den zugelieferten Dokumentationen unzufrieden sind und dann Nachforderungen stellen. Deshalb müssen Prozessschritte unnötig wiederholt werden. Dies führt auf allen Seiten zu mehr Aufwand, Kosten und auch Missstimmungen.

Verstärkt wird dieses Phänomen, wenn ein Lieferant selbst Auftraggeber ist. Sobald er Systeme und Komponenten in sein Produkt integriert, muss er die Dokumentation seiner Lieferanten in seine eigene Dokumentation einbinden. Dadurch entsteht eine Mehrstufigkeit in den Abhängigkeiten zwischen Gesamthersteller, Lieferanten und Unterlieferanten. Die genannten Faktoren führen zu Konflikten zwischen Maschinen- und Anlagenbauer und deren Lieferanten. Die Konflikte sind aber vermeidbar, wenn man anhand dieses Leitfadens die Gesamtheit des Prozesses optimiert. Dazu muss man den Gesamtprozess sorgfältig untersuchen und in Prozessschritte untergliedern.

Der Leitfaden soll Technischen Redakteuren, Redaktionsverantwortlichen und dem Management dabei helfen, diese Prozessschritte mit ihren Zuständigkeiten und Definitionen zu analysieren, zu erklären und im eigenen Unternehmen Vorschläge zur Verbesserung zu machen. Ziel ist es, im eigenen Unternehmen einen definierten, einheitlichen, sich wiederholenden und kontrollierbaren Prozess einzurichten, denn einheitliche und optimierte Prozesse bedeuten wirtschaftlichen Vorsprung.

Der Leitfaden richtet sich aber nicht nur an die Verantwortlichen in den Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus, sondern auch an die Verantwortlichen bei den Lieferanten. Verantwortliche in diesem Prozess sind neben der Abteilung Technische Dokumentation auch die Projekt-, Vertriebs-, Einkaufs- und Ausführungsabteilungen beim Gesamthersteller und seinen Lieferanten.

Weitere Informationen finden Sie im Flyer Leitfaden Lieferantendokumentation.

Die Autoren

Magali Baumgartner, Armin Burry, Michael Leifeld (Redaktion); darüber hinaus Patrick Arigbabu, Hannes Fokken, Jörg Hennig, Rainer Kentrat, Olaf Ruhfus-Hartmann, Hansrudolf Steinhauer und Holger Weth.

Die Publikation

In 8 Prozessschritten zum Ziel: 1. Hausstandard definieren, 2. Hausstandard intern und extern kommunizieren, 3. Vertrag analysieren, 4. Anforderung für Lieferantendokumentation spezifizieren, 5. Bestellung Lieferantendokumentation nach Spezifikation, 6. Auftragsbestätigung kontrollieren, 7. Dokumentation kontrollieren, 8. Integration; Lieferantenbewertung (Kriterien, Lieferantenauswahl, Regelmäßige Bewertung, Lieferantenentwicklung); 15-seitiger Anhang mit Formblättern, Checklisten und Definitionen.

46 Seiten, geheftet, Format DIN A4 hoch, 1. Auflage 2011, ISBN 978-3-9814055-1-4

Den Leitfaden bestellen

Der Leitfaden ist als Print- und als PDF-Version erhältlich. Die PDF-Version enthält eine Content-Lizenz. Den Opens internal link in current windowContent-Lizenzbedingungen müssen Sie bei Ihrer Bestellung schriftlich zustimmen. Verwenden Sie für Ihre Bestellung bitte unser Fax-Bestellformular und schicken Sie uns ein Fax an 0711 65704-99, oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info(at)tekom.de.

Die Print-Ausgabe kostet

  • für tekom-Mitglieder 35 EUR
  • für Nichtmitglieder 51 EUR

Die PDF-Ausgabe kostet

  • für tekom-Mitglieder 30 EUR
  • für Nichtmitglieder 46 EUR

Alle Preise inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer, zzgl. Porto und Versand.