Anforderungen der Unternehmen an Content Management
Neue Studie definiert CMS-Landschaft
von Daniela Straub und Michael Fritz
Was Unternehmen benötigen und Content-Management-Systeme leisten – dieser Fragestellung geht die neue tekom-Studieauf den Grund. Deren offizielle Vorstellung fand am 10. November auf der tekom-Jahrestagung statt.
Erarbeitet wurde die Studie im Rahmen eines Kooperationsprojekts. Daran beteiligt waren neben der tekom das Stuttgarter Fraunhofer Institut IAO und die Hochschule Karlsruhe für Technik und Wissenschaft. Das Fraunhofer Institut war durch Christoph Altenhofen vertreten, die Hochschule Karlsruhe durch Prof. Dr. Wolfgang Ziegler. Seitens der tekom arbeiteten Dr. Daniela Straub und Michael Fritz mit. Die groß angelegte Studie liefert umfassende Informationen über CMS-Funktionen, über Entscheidungsfindung und Pro-Contra-Kriterien, über Kosten und Aufwand sowie über Einführung und Implementierung. Die Befragung erfolgte in zwei Teilen, bei den Anwendern in den Industrieunternehmen und bei den Herstellern. Entsprechend profitieren beide Seiten von den Ergebnissen.
Umfragebeteiligung Viele Unternehmen befassen sich mit Content-Management-Systemen (CMS). Dies bestätigt die hohe Beteiligung an der Anwenderbefragung: Von 717 Teilnehmern informieren sich 49 Prozent über Content-Management. Weitere 7 Prozent befassen sich intensiv damit, ob es sich lohnt ein CMS einzuführen. Jeweils 3 Prozent befinden sich in der Konzeptions- beziehungsweise Systemauswahlphase. Das Interesse am Thema ist groß, doch die Nutzung ist noch wenig verbreitet: Jede 5. Abteilung für Technische Dokumentation (21 Prozent) hat ein CMS bereits im Einsatz. 7 Prozent der Befragten haben sich gegen ein CMS entschieden. Inzwischen hat sich der Anbietermarkt etabliert und die Produktreife der CMS-Systeme weiterentwickelt. Gleichzeitig steht die Technische Dokumentation vor neuen Herausforderungen. Viele Unternehmen sehen in den modernen Redaktionssystemen die Lösung, ihre Dokumentation an gestiegene Anforderungen anzupassen, und erwägen daher deren Einführung, so die Erkenntnisse aus der Studie.
Anforderungen der Unternehmen Die zunehmende Menge und Vielfalt produktbezogener Informationen, kürzere Produktlebenszyklen und die Globalisierung der Märkte haben in den letzten Jahren für alle Bereiche der TD nachhaltige Veränderungen mit sich gebracht. Die Ergebnisse der Anwenderbefragung zeigen, dass es heutzutage nahezu für alle Unternehmen dringend oder gar zwingend erforderlich ist Informationen:
zu versionieren,
zu archivieren,
zu recherchieren,
wieder zu verwenden
und zur Erstellung verschiedener Informationsprodukte beziehungsweise für verschiedene Zielgruppen mehrfach zu nutzen.
Auch die Einbindung von Bildern und Grafiken, deren Verwaltung (Archivierung, Metainformation, Recherche) und das Cross-Media-Publishing – die Aufbereitung der Technischen Dokumentation für verschiedene Medien – gehören zu den grundlegenden Anforderungen seitens der Unternehmen. Zudem geben zirka 75 Prozent der Befragten ein aktives Terminologiemanagement als notwendige Aufgabe an – ein Beispiel für den Wandel in der Technische Dokumentation. Insbesondere die Sprachenvielfalt und die Notwendigkeit Inhalte in verschiedenen Fremdsprachen zu verwalten, stellt sich heute für viele Unternehmen als Aufgabe. Und gerade hier versprechen sich die Unternehmen Unterstützung durch Content-Management-Systeme – gemeinsam mit Translation-Memory-Systemen –, um die Leistung und Leistungsfähigkeit der Redaktionsprozesse zu steigern. Neben den grundlegenden Anforderungen – so die Anwenderbefragung – hat jedes Unternehmen auch ein individuelles Anforderungsprofil. Die spezifischen Bedingungen und Aufgabenstrukturen bringen mit sich, dass für das eine Unternehmen bestimmte CMS-Funktionen eine dringende Notwendigkeit sind, für das andere nicht. Ebenfalls maßgeblich ist das Anforderungsprofil, ob sich der Einsatz von CMS lohnt oder nicht. Die Analyse der Anforderungen ist daher der Ausgangspunkt für die Auswahl des passenden CMS.
Was CMS leisten Auf dem Markt haben sich eine ganze Reihe CMS-Anbieter etabliert. Die einzelnen Systeme besitzen eine unterschiedliche Historie und sind zum Beispiel aus dem Web-Content-Management oder dem Dokumenten-Management entstanden. Diese Herkunft erklärt ihre mitunter unterschiedlichen Schwerpunkte bei den Funktionalitäten und ihre teils verschiedenartige Arbeitsweise. Insgesamt 18 Systeme vergleicht die Studie. Laut Anwenderbefragung handelt es sich hierbei um die Systeme mit der höchsten Verbreitung bezogen auf mehr als 100 Funktionen und Implementierungsbedingungen wie etwa Schnittstellen. Der Systemvergleich zeigt: Hinsichtlich der grundlegenden Anforderungen der Unternehmen existieren fast keine Unterschiede zwischen den einzelnen Systemen. Sie werden nahezu von allen Anbieter standardmäßig unterstützt. Die folgende Tabelle illustriert dies auszugsweise für sechs Funktionalitäten.
Anders sieht es aus, wenn es um spezifische Anforderungen geht. Hier zeigen sich die Besonderheiten der Systeme, zum Beispiel anhand von „mumasy“. Dabei handelt es sich um ein Schema nach dem VDMA-Einheitsblatt 66320 für den Bereich Maschinen- und Anlagenbau mit dem Ziel des Datenaustausches zwischen Unternehmen. Wie die nächste Tabelle zeigt, unterstützen bislang nur drei Systeme standardmäßig mumasy. Zehn Hersteller sind in der Lage mumasy zu konfiguieren, zwei können es programmieren, drei Anbieter haben diese Funktion nicht vorgesehen. Am Beispiel mumasy zeigt sich zudem die branchenspezifische Ausrichtung und Erfahrung mancher Hersteller.
Qualität von Standardfunktionen Die Unterschiede zwischen den Systemanbietern in ihrem Angebot an Standardfunktionen haben für die Unternehmen positive Konsequenzen: In dieser Funktionen steckt meist viel Erfahrung aus vorhergehenden Projekten oder sie wurden sogar im Rahmen dieser entwickelt. Dadurch haben die Systeme viele Kinderkrankheiten auskuriert. Ein Vorteil ist außerdem, dass standardmäßig verfügbare Funktionen meist einen Kostenvorteil mit sich bringen: Alles, was für die Implementierung und Nutzung des Content-Management-Systems zusätzlich konfiguriert oder programmiert werden muss, bedeutet Aufwand und Kosten. In besonderem Maße gilt dies für die Anpassung der Systeme an die bestehenden Redaktionsprozesse und für die Programmierung benötigter Systemschnittstellen. Fragt man die Unternehmen, so zeigt sich: Kosten sind für 68 Prozent der Unternehmen ein entscheidendes Kriterium. Nachteilig an Standardfunktionen oder gar Standardprozessen ist die Tatsache, dass sich die Redaktionsprozesse der Software anpassen müssen – und nicht die Software den Prozessen. Allerdings unterscheiden sich hier die Unternehmen in der Bevorzugung „Standard“ oder „angepasst“: Wie aus der Studie hervorgeht, ziehen kleinere Unternehmen Standard-Software gegenüber angepasster Software vor. Viele Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ziehen speziell an ihren Bedarf und an ihre Organisation angepasste Software vor – auch wenn dies mit höheren Kosten verbunden ist. Dies ist nur eines von mehreren Ergebnissen, die darauf hinweisen, dass es einen Bedarf an unterschiedlichen Systemklassen gibt, speziell für kleine und mittelständische Unternehmen.
Auswahl spezieller Funktionen Nicht nur für das Beispiel mumasy, sondern auch für weitere spezielle CMS-Funktionen gilt: Was für das eine Unternehmen unentbehrlich ist, kann für das andere überflüssig sein. So müssen beispielsweise nicht alle Unternehmen DTP-Dokumente importieren und in eine XML-Struktur überführen oder benötigen ein allgemeines Schema oder DTP-Management. Das Gleiche trifft auf zusätzliche System-Funktionen zu. Die Möglichkeit zur „Terminvergabe für Bearbeitung im Workflow“ wird für Unternehmen, die nur in geringem Maß arbeitsteilig organisiert sind oder ein eigenes Projektmanagement im Einsatz haben, kein entscheidendes Auswahlkriterium sein. Insbesondere bei diesen spezifischen beziehungsweise zusätzlichen Anforderungen zeigen sich deutliche Funktions- und Leistungsunterschiede zwischen den Systemen. Die Tabelle erläutert dies anhand von Beispielen aus der Studie:
Arbeitsweise der Systeme Ausschlaggebend für die Systemauswahl ist nicht nur die Frage „was bietet ein Content-Management-System?“, sondern auch die Analyse „wie arbeitet ein Content-Management-System?“. Hier finden sich Unterschiede zwischen den einzelnen CMS aufgrund ihrer Philosophien und Konzepte sowie bedingt durch die Gebrauchstauglichkeit, sprich „Usability“. Die Studie beinhaltet daher auch Anwendungsfälle.
Nachfolgend fünf unterschiedliche oder ähnliche Vorgehensweise der Systeme, als Beispiel dient der Verwendungsnachweis, die Anzeige, wo ein Modul verwendet wird und welche Module ein Dokument (oder ein Modul) zeigen:
System 1: Verwendungsnachweis wird nach Markierung des Dokumentes/der Grafik in einem separaten Fenster angezeigt. Enthaltene Dokumente werden im Table of Content durch Markierung angezeigt.
System 2: Zwei Möglichkeiten: Ist ein Dokument geöffnet, kann bei selektiertem Modul über Menüleiste Ansicht/Bausteininformation der Verwendungsnachweis angezeigt werden. Alternativ kann über die Bausteinpflege ein Baustein selektiert und der Verwendungsnachweis abgerufen werden.
System 3: Im Verwaltungswerkzeug direkt abfragbar.
System 4: Optische Navigation oder über das Informationsmodul Verwendungsnachweis.
System 5: Zeigt alle Anhängigkeiten zwischen den Bausteinen an: in welchen Lokalisierungen verwendet, in welchen anderen Bausteinen verwendet, welche Bausteine werden verwendet.
Zufriedenheit Für die Systemauswahl ist die Gebrauchstauglichkeit ein zentraler Aspekt. Sie entscheidet, wie aufwendig ein Arbeitsschritt ist, und beeinflusst maßgeblich die Zufriedenheit mit dem System. Insgesamt betrachtet sind die Anwender mit ihren Systemen zufrieden. Knapp 70 Prozent der befragten CMS-Anwender gaben an, zufrieden oder sehr zufrieden sein. 3 Prozent äußerten sich negativ. Auch die Kosten-Nutzen-Relation beurteilten die Anwender sehr optimistisch. 46 Prozent schätzen den erzielten Nutzen als positiv und weitere 24 Prozent sogar als sehr positiv ein. 3 Prozent der Befragen äußerten sich negativ. Diese Ergebnisse bestätigen den strategischen Nutzen von Content-Management-Systemen und lassen sich sicherlich auch auf weitere Bereiche der Unternehmen übertragen. Laut 41 Prozent der Befragten macht sich die Einführung nach zwei Jahren bezahlt.
Weitere Informationen zur Studie: Das Inhaltsverzeichnis mit Auszügen aus der Studie können Sie hier lesen (PDF Dokument 220 KB). Sie können die Studie bestellen: Flyer mit Bestellformular (PDF Dokument 332 KB)
Dr. Daniela Straub, Dipl.-Psychologin, war mehrere Jahre für Prozessoptimierungs- und Organisationsentwicklungsprojekte einer großen internationalen Unternehmensberatung tätig. Seit Anfang 2003 arbeitet sie bei der TC and more GmbH und führt dort die Benchmarking-Projekte der tekom durch. Außerdem ist sie für Studien und Umfragen verantwortlich und betreut den Bereich Weiterbildung und Zertifizierung. Michael Fritz ist Dipl.-Betriebswirt mit dem Schwerpunkt Marketing. Nach Tätigkeiten als Leiter einer Bildungsstätte und Erfahrung in verschiedenen Verbänden ist er seit 1996 Geschäftsführer der tekom. Seit 2001 führt er auch die Geschäfte der TC and more GmbH.
Select the conference site 
