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Fachzeitschrift ’technische kommunikation’ | 32.Jahrgang | 2 / 2010 | Seite 43 Systeme, Methoden und Schnittstellen koordinieren Terminologie nach Masterplan von Diana Brändle und Wolfgang Zenk Terminologiearbeit nach Plan, das Nutzen von Synergien, das Überwinden technischer Hürden und eine Sicht auf das große Ganze – die gesamte mehrsprachige Unternehmenskommunikation. Alles ein Wunschtraum oder nur eine Frage von Blickwinkel und Vorgehensweise? Vieles von dem, was sich Unternehmensverantwortliche beim Terminologiemanagement erhoffen, ist mit Blick auf Technik und Arbeitsprozesse bereits machbar. In den vergangenen Jahren hat die Diskussion über die Rolle von Terminologie wichtige Faktoren deutlich gemacht: Fachkommunikation benötigt eine vereinbarte Terminologie, gute Technische Dokumentation festgelegte Benennungen, die durchgängig und ohne Schreibvarianten in allen Kontexten gültig sind. Und Unternehmen haben Bedarf an einer dokumentierten Unternehmenssprache über Abteilungs-, Standort- und Sprachgrenzen hinweg. Terminologiearbeit besteht darin, Vereinbarungen hierfür zu treffen und in einem Terminologiemanagement- oder Terminologieverwaltungssystem, kurz „TVS“, zu fixieren. Professionelle Systeme stellen eine Vielzahl von Datenkategorien bereit, um Terminologie strukturiert zu erfassen. Ein Terminologieleitfaden legt fest, was alles in die Terminologie kommt. Alle diese Instrumente und Maßnahmen sind bekannt, dennoch ist Terminologie ein Dauerbrenner. Wo liegen die Ursachen dafür? Jede Menge Schnittstellen Der Blick aus der Unternehmensperspektive macht deutlich: Es existieren mehr und mehr Einsatzbereiche und Schnittstellen für Terminologie. Die Werkzeuglandschaft ist hingegen weitestgehend zersplittert. Die Terminologieverwaltung krankt immer noch daran, dass hinter jeder Lösung genau eine Anwendung steht: Die Übersetzung mit Computer Aided Translation, CAT, besitzt eine eigene Terminologieverwaltung genauso wie die Prüfsoftware für Kontrollierte Sprache (CLC= Controlled Language Checker). Auch ein System für die Maschinelle Übersetzung, „MT“ oder „MÜ“ oder ein elektronisches Wörterbuch enthalten eine eigene Terminologieverwaltung. Austauschprozesse oder Crossmedia-Anwendungen, wie sie in Redaktionssystemen gang und gäbe sind, sind hier nahezu fremd. Zwar existieren Austauschformate, zum Beispiel das Term Base eXchange Format (TBX), beim näheren Hinsehen entpuppt sich deren Unterstützung in den meisten Systemen als nicht ausgereift. Terminologieverwaltung nach Crossmedia Meist ist der Begriff Crossmedia mit Redaktionssystemen verknüpft und steht ganz allgemein für die Kommunikation aus einer Quelle über mehrere Kanäle in verschiedenen Medien [1]. Auch ein System zur Terminologieverwaltung kann als Crossmedia-Anwendung bezeichnet werden. Ähnlich wie bei Redaktionssystemen entstehen unterschiedliche Medien. Allerdings sind diese Medien nicht Ausgabemedien für Anwender, sondern Medienformate, die anderen Anwendungen wieder als Input-Formate dienen. Die Software-Architektur eines Terminologieverwaltungssystems, das Crossmedia-Funktionen besitzt, beruht auf einem zentralen Managementsystem. Dieses System interagiert über Austauschprozesse mit anderen Anwendungen. Ohne Crossmedia-Funktionalität wird es nahezu unmöglich, Terminologie konsistent in einer Vielzahl von Prozessen einzusetzen. Auch steigt der Aufwand für die Synchronisierung von Terminologie-Datenbeständen und vervielfacht sich mit jeder neuen Anwendung oder auch jedem neuen Prozess. Anwendungen, die miteinander interagieren müssen, sind all jene, die für Technische Dokumentation, Übersetzung und Lokalisierung eingesetzt werden. Dazu gehören Translation-Memory-Systeme, Systeme zur Maschinellen Übersetzung, Werkzeuge zur Sprachprüfung, Content-Management-Systeme und elektronische Wörterbücher. Daneben sind auch ERP- oder PLM-Systeme (ERP = Enterprise Resource Planning, PLM = Product Lifecycle Management) zu berücksichtigen. Terminologie wird aber auch in anderen Unternehmensbereichen eingesetzt und verwaltet, zum Beispiel in Marketing, Produktion, Finanz- und Personalwesen.
Einfluss auf das ganze Unternehmen Unternehmensweit wirkt eine Terminologieverwaltung dann, wenn sie über Übersetzungsabteilung, Fremdsprachendienst und Technische Dokumentation hinausreicht und über alle Abteilungs-, Standort- und Anwendungsgrenzen hinweg konsolidiert und verfügbar ist. Ihr Nutzen wird offensichtlich, wenn die Anwendung einer einheitlichen Terminologie bei Abteilungen notwendig ist, deren Arbeitsbereiche sich überschneiden. Beispiele dafür sind:
Es lohnt sich also, Prozesse zu analysieren und zu planen, egal ob ein Unternehmen ganz am Anfang steht oder ob Terminologie bereits vorliegt. Eine definierte Unternehmenssprache wird umso wichtiger, wenn das Unternehmen international agiert. Eine unklare Terminologie setzt sich in den Fremdsprachen fort, da der Übersetzer hinter einer zweiten Benennung möglicherweise einen anderen Begriff vermuten wird und hierfür nach einer passenden Benennung in der Fremdsprache sucht. Für die Planung und Umsetzung eines Terminologieverwaltungssystems, das eine Vielzahl von Prozessen unterstützen will, sollten Austauschprozesse zwischen verschiedenen Anwendungen genauso betrachtet werden wie die inhaltliche Ausgestaltung der Einträge. Alle Informationen verwalten Zu den wichtigsten Kriterien, die ein System erfüllen muss, zählen Benennungsautonomie und eine variable und anpassbare Feldstruktur [2]. Professionelle Systeme stellen teilweise flexible und erweiterbare Datenmodelle zur Verfügung. Bei der Definition einer Eintragsstruktur, der Festlegung des Datenmodells ist es empfehlenswert, alle Schnittstellen zu Anwendungen und Prozessen zu berücksichtigen, damit die entsprechenden Informationen eingegeben werden können. Zudem müssen Felder, die notwendige Informationen für einen bestimmten Prozess enthalten, verpflichtend gemacht werden.
Die Auszeichnung von Varianten hilft zudem, unerwünschte Dubletten in den Griff zu bekommen, und zwar nach
Was leisten die Systeme? Kein System zur Terminologieverwaltung, das als Bestandteil eines Gesamtpakets oder als alleinstehende Anwendung ausgeliefert wird, ist so vorkonfiguriert, dass es passende Bearbeitungsvorlagen und Schnittstellen zur Unterstützung aller genannten Prozesse enthält. Die Anbindung einer Terminologieverwaltung an andere Systeme benötigt Vorarbeiten. Das liegt schon an den individuellen Voraussetzungen, die die verschiedenen Anwendungen erfordern, zum Beispiel Datenmodell, Felder oder Feldinhalte. Gleichwohl ist ein Crossmedia-TVS keine Utopie. Professionelle Systeme bieten Crossmedia-Funktionen, verschiedene Anwendungen und Suiten öffnen sich zusehends zueinander. Standards wie TBX kommt, trotz der genannten Schwächen, eine wichtige Rolle für den Austausch zu. Austausch funktioniert nicht automatisch Für den Austausch von Terminologie existieren eine Reihe (XML-basierter) Austauschformate, zumeist auf Grundlage von XML. Dabei setzt sich das Term Base eXchange immer mehr durch. Dennoch funktioniert auch der Austausch mittels TBX nicht „blind“. Beispiele: Für bestimmte Prozesse werden nicht alle Eintragsinformationen benötigt. Multimedia-Daten sind für die Maschinelle Übersetzung nicht relevant, müssen also herausgefiltert werden. Nicht alle Benennungen sind für alle Prozesse sinnvoll: Wenn das TVS über ein Statusfeld auch „nicht zu verwendende“ Benennungen verwaltet, dürfen diese Benennungen nicht in ein System für Maschinelle Übersetzung gelangen. Nicht immer wird der gesamte Terminologie-Datenbestand benötigt: Es muss jederzeit möglich sein, Subsets zu extrahieren, zum Beispiel nach Fachgebiet. Erfahrungen mit Maschineller Übersetzung zeigen zudem, dass die Qualität nicht steigt, wenn der gesamte Terminologiebestand ungeprüft importiert wird. Die Qualität erhöht sich hingegen, wenn man sich auf den Kern der Unternehmensterminologie beschränkt. Abstimmung und Tests sind in jedem Fall erforderlich, damit Austauschprozesse wirklich die gewünschten Ergebnisse erzielen, nämlich eine zentrale Terminologieverwaltung. Masterplan notwendig Die Terminologieverwaltung, obgleich im Unternehmen meist nicht zentral angesiedelt, hat eine wichtige Funktion. Die bisherigen Betrachtungen haben gezeigt, dass eine Ad-hoc Terminologieverwaltung höchstens punktuell erfolgreich ist. Es lohnt in jedem Fall, Terminologiearbeit und den Nutzen, den sie bringen kann, aus der Vogelperspektive zu betrachten. Wo Terminologiearbeit bereits betrieben wird, entspricht dies einer Bestandsaufnahme über Abteilungs-, Anwendungs-, Standort- oder Sprachgrenzen hinweg. Daraus lässt sich ein Masterplan für die Terminologie entwickeln. Der Masterplan nimmt nicht nur den Ist-Zustand auf, sondern zeigt auch Schwachstellen und Potenziale. Der Masterplan schafft die Voraussetzungen, um die Terminologiearbeit planen zu können, Prioritäten festzulegen für inhaltlichen Ausbau und auf unterstützte Prozesse; er gibt Pflicht und Kür vor. Grundlage Entscheidungsbaum Ein wichtiger Baustein bei der Erarbeitung des Masterplans ist ein Entscheidungsbaum. In ihm werden die konkreten Voraussetzungen erfasst und zugleich ein Soll-Zustand – die Zukunftsperspektive – festgelegt.
Mittel- und langfristige Perspektiven Durch Auswertung des Entscheidungsbaums wird klar, welche Anwendungen benötigt werden, welche Austauschprozesse und Schnittstellen, welche Inhaltsstrukturen für die Terminologie notwendig sind und welche Abteilungen beziehungsweise Personen beteiligt werden müssen. Erst wenn klar ist, welche Menschen, Anwendungen, Funktionen, Prozesse, Sprachen oder auch Formate betroffen sind oder benötigt werden, kann ein Masterplan entwickelt werden. Mit Kenntnis der Systemlandschaft entsteht daraus ein stimmiges Konzept für eine Terminologieverwaltung mit Perspektive. Der Plan ist auch eine Grundlage für die unternehmerische Kalkulation: Was lohnt sich und welche Schritte werden wann umgesetzt? Für die konkrete Umsetzung wird ein Projektplan definiert, der Teilabschnitte und ein Meilensteinkonzept mit der Möglichkeit der Zielkontrolle enthält. Fazit Auch wenn Analyse, Planung und Umsetzung eines Systems zur Terminologieverwaltung nach viel Arbeit klingen – die Tage der Insellösungen, Mehrfachpflege von Daten in unterschiedlichen Systemen sind gezählt. In Unternehmen, wo viele Teilprozesse ineinandergreifen, haben Insellösungen keinen Platz mehr. Unstrittig ist, dass Terminologiearbeit zunächst mit zusätzlichen Kosten für Software, Arbeitszeit und Personal verbunden ist. Kosteneinsparungen lassen sich sehr viel schwieriger messen. Wie bei allen Crossmedia-Anwendungen steigt der Kosten-Nutzen-Effekt aber in dem Maße, wie zusätzliche Potenziale genutzt werden. Diese Potenziale und der Mehrfachnutzen sind letztlich aber nur durch ein zentrales System zu erreichen. Links/Literatur [1] (2. 2. 2010): http://de.wikipedia.org/wiki/Crossmedia. Diana Brändle ist Diplomübersetzerin und beschäftigt sich seit vielen Jahren ausschließlich mit Terminologie. Nach fast acht Jahren als angestellte Terminologin bei der Audi Akademie GmbH in Ingolstadt machte sie sich 2005 selbstständig und unterstützt mit dbterm terminologieservice große und kleine Unternehmen bei der Terminologiearbeit. Den Schwerpunkt ihrer Arbeit bilden die Beratung zu, Definition und Umsetzung von Terminologieprozessen. |
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