Le esigenze delle aziende per il Content Management
La nuova ricerca illustra lo scenario del Content Management
di Daniela Straub e Michael Fritz
La nuova ricerca della tekom, presentata ufficialmente il 10 novembre in occasione del convegno annuale dell’associazione, analizza le esigenze delle aziende e l’efficienza dei sistemi di Content Management.
La ricerca è stata condotta nell’ambito di un progetto di cooperazione tra la tekom, rappresentata da Daniela Straub e Michael Fritz, il Frauenhofer Institut IAO di Stoccarda, rappresentato da Christoph Altenhofen, e la Hochschule für Technik und Wissenschaft di Karlsruhe (Istituto Superiore per la Scienza e la Tecnica), presente con il Prof. Wolfgang Ziegler. La ricerca condotta su vasta scala fornisce informazioni approfondite su funzioni dei CMS, criteri di scelta, costi e spese così come adozione e implementazione. L’inchiesta è stata condotta da due punti di vista, dalla prospettiva degli utenti industriali e da quella dei produttori, prefiggendosi in tal modo di dare la possibilità ad entrambe le parti di beneficiare dei risultati.
Partecipazione al sondaggio L’alto numero d’utenti che ha partecipato all’inchiesta conferma che molte aziende sono interessate ai CMS. Su 717 partecipanti il 49% è informato sul Content Management, il 7% se ne occupa intensivamente e il 3% è nella fase di valutazione o di scelta del sistema. Nonostante l’ampio interesse, l’effettivo impiego di questi sistemi è ancora poco diffuso. Solo un dipartimento di documentazione tecnica su cinque (il 21%) lo ha già implementato, un 7%, invece, ha deciso di non utilizzarlo. Il mercato dei Sistemi di Content Management è ormai una realtà, i prodotti hanno raggiunto una maggiore maturità qualitativa e il settore della documentazione tecnica si trova ad affrontare nuove sfide. La ricerca dimostra che molte aziende prendono in considerazione l’idea di adottare un sistema di Content Management, perché i moderni sistemi di redazione danno loro la possibilità di adeguare la documentazione tecnica alla maggiore qualità richiesta dal mercato.
Le esigenze delle aziende La crescente quantità e varietà delle informazioni sui prodotti, il ciclo di vita dei prodotti sempre più breve e la globalizzazione dei mercati hanno portato negli ultimi anni a cambiamenti irreversibili nel settore della documentazione tecnica. Il risultato del sondaggio condotto tra gli utenti dimostra che per quasi tutte le aziende è ormai fondamentale o addirittura indispensabile essere in grado di: · gestire le informazioni in diverse versioni · archiviarle · fare ricerche · riutilizzarle · realizzare diversi materiali informativi per differenti target d’utenza, utilizzando più volte le stesse informazioni Sono esigenze fondamentali anche l’inserimento di immagini ed oggetti grafici, la loro gestione (l’archiviazione, l’inclusione di meta-informazioni, la ricerca) e il Cross-Media Publishing, ovvero l’elaborazione di documentazione tecnica destinata alla pubblicazione su diversi media; il 75% degli intervistati reputano necessario anche un sistema per la gestione attiva della terminologia. Questo non è che un esempio dei cambiamenti avvenuti nella documentazione tecnica. Attualmente le aziende si trovano ad affrontare soprattutto la sfida posta dalla molteplicità linguistica e dalla necessità di gestire i contenuti in diverse lingue. E a tal fine le aziende ripongono le loro speranze nei sistemi di Content Management e nelle memorie traduttive, che consentono di aumentare l’efficienza e la produttività dei processi di redazione. Dal sondaggio emerge anche che, oltre alle esigenze comuni, ogni azienda ha delle proprie esigenze specifiche. Il particolare contesto e la struttura organizzativa dell’azienda sono il motivo per cui alcune funzioni dei CMS sono irrinunciabili per alcuni, mentre non lo sono per altri. Un altro fattore decisivo per determinare quanto sia conveniente per un’azienda implementare un CSM è il suo profilo. Per questo motivo l’analisi delle necessità deve essere il punto di partenza nella scelta di un CMS.
Le funzioni dei CMS Molti produttori sono riusciti ad affermarsi nel settore dei CMS, ognuno con la propria storia (per esempio alcuni provengono dal Web-Content-Management, altri dal Document-Management) e ciò determina i diversi approcci e i diversi approfondimenti, evidenziando alcune funzioni piuttosto che altre. La ricerca analizza i 18 sistemi più diffusi, confrontando oltre 100 funzioni e condizioni di implementazione come, ad esempio, le interfacce. Il raffronto evidenzia che quasi tutti i prodotti offrono come pacchetto standard le principali funzionalità richieste dalle aziende, e non vi sono chiare differenze tra i vari sistemi, come illustrato dalla tabella seguente che analizza sei funzioni diverse.
La situazione cambia, se si prendono in considerazione esigenze più specifiche. In questo caso le differenze tra i sistemi diventano più evidenti, come mostrato dall’esempio di “mumasy” (Sistema multimediale di informazioni sugli impianti meccanici). Si tratta di uno schema basato sullo standard 66320 della VDMA (Associazione tedesca dei costruttori macchine e impianti) riguardante la costruzione di macchine ed impianti con lo scopo di facilitare lo scambio di informazioni tra le imprese. Come indicato nella tabella riportata di seguito, finora solo tre sistemi supportano “mumasy” come funzionalità standard, dieci produttori sono in grado di configurarlo, due posso programmarlo e tre non forniscono questa funzionalità. Questo esempio illustra chiaramente come individuare l’orientamento e l’esperienza in un determinato settore per molti dei produttori presi in esame.
Qualità delle funzionalità standard Dal punto di vista degli utenti la presenza sul mercato di sistemi con differenti dotazioni costituisce un vantaggio: in alcuni casi le funzionalità sono state sviluppate proprio nell’ambito di progetti precedenti oppure nascono da una lunga esperienza progettuale. In questo modo molte difficoltà iniziali sono già state risolte. Un ulteriore vantaggio sta nel fatto che le funzioni standard determinano dei costi più bassi: tutto quello che deve essere configurato o programmato per l’implementazione e l’utilizzo del sistema costituisce un costo aggiuntivo. Questo vale particolarmente per l’adattamento del sistema ai processi di redazione già esistenti e per la programmazione delle interfacce. Non va dimenticato che il 68% delle aziende considera i costi un criterio di scelta determinante. Le funzionalità e i processi standardizzati hanno lo svantaggio di costringere le aziende ad adattare i loro processi di redazione al software e non consentono di adattare il software ai processi di redazione. Tuttavia le aziende si dividono tra quelle che preferiscono dei sistemi standardizzati e quelle che prediligono dei sistemi appositamente adattati alle loro esigenze. La ricerca mostra che tendenzialmente le piccole imprese preferiscono i software standardizzati, mentre le imprese con più di 250 dipendenti scelgono programmi adattati alla loro organizzazione, anche se questo comporta dei costi maggiori. Ciò dimostra la necessità di disporre di diverse categorie di sistemi, soprattutto per le piccole e le medie imprese.
La scelta di funzioni specifiche Come dimostra l’esempio di “mumasy”, ma anche molte altre funzioni specifiche dei CMS, quello che per un’azienda risulta indispensabile, può essere inutile per un’altra. Ad esempio, non tutte le aziende hanno bisogno di importare documenti DTP e di convertirli in una struttura XML, né necessitano di uno schema generale o di un sistema di gestione del DTP. Lo stesso vale per altre funzioni di sistema: ad esempio la possibilità di assegnare delle scadenze di elaborazione nel workflow non è un criterio determinante di scelta per un’azienda, nella quale il lavoro è poco frazionato o che impiega un proprio team nel “project management”. Queste esigenze specifiche mettono in evidenza in modo particolare le differenti dotazioni e prestazioni dei vari sistemi. La tabella seguente illustra questa situazione con degli esempi tratti dalla ricerca:
Modalità di funzionamento dei sistemi Nella scelta di un sistema non sono determinanti soltanto le funzionalità offerte, ma anche l’analisi della sua modalità operativa. Le differenze riscontrabili tra i CMS si basano su approcci e concetti diversi, ma anche sulla facilità di utilizzo, ovvero sulla “usabilità” del programma. Per questo la ricerca include anche casi concreti di applicazioni.
Di seguito sono riportati 5 modalità diverse o simili; l’analisi prende in esame l’indice analitico, che riporta dove un particolare modulo è usato e quali moduli sono impiegati in un documento (o in un modulo). · Sistema 1: l’indice è indicato dopo la marcatura del documento o della grafica in una seconda finestra. I documenti contenuti vengono indicati nell’indice attraverso la loro marcatura. · Sistema 2: questo sistema presenta due opzioni: se un documento è aperto ed è selezionato un modulo, è possibile visualizzare l’indice analitico attraverso la barra degli strumenti “Visualizza/Informazioni modulo”; in alternativa si può visualizzare l’indice analitico, selezionando un elemento attraverso la gestione moduli. · Sistema 3: l’indice analitico è visualizzabile direttamente dagli strumenti di gestione. · Sistema 4: navigazione visuale o attraverso il modulo informazioni dell’indice analitico. · Sistema 5: visualizza tutte le relazioni tra i singoli moduli: le varie versioni localizzate o gli altri elementi nei quali sono stati utilizzati i singoli moduli.
Soddisfazione dell’utente L’usabilità è un aspetto centrale nella scelta di un sistema, perché determina quanto sia dispendiosa ogni operazione e quindi influenza in modo determinante il livello di soddisfazione dell’utente. Gli utenti generalmente si dichiarano soddisfatti dei loro CSM: quasi il 70% degli intervistati è contento o molto contento, mentre solo il 3% afferma il contrario. Anche il rapporto costi-benefici è giudicato molto positivamente: il 46% considera i benefici ottenuti positivi e il 24% addirittura molto positivi, mentre il 3% si è espresso negativamente. Questi risultati confermano l’utilità strategica dei sistemi di Content Management applicabili anche ad altri settori dell’azienda. Secondo il 41% degli utenti i costi si ammortizzano entro due anni.
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