Newsletter Print | 2 / 2005

tekom Studie über CMS ist am 9. November 05 erschienen

Content Management – strategische Herausforderung

von Daniela Straub und Michael Fritz

In den sich ständig ändernden und wirtschaftlich unruhigen Zeiten ist Flexibilität und Effizienz ein entscheidender Erfolgsfaktor, wenn nicht sogar der Überlebensfaktor für die Unternehmen. Die Technische Kommunikation kann hierbei durchaus als Impulsgeber fungieren. So kann durch den Einsatz von speziellen Content-Management-Systemen die Flut an Informationen über das Unternehmen hinweg konsistent und redundanzfrei gehalten werden. Die permanente Informationsverfügbarkeit ermöglicht die Chance der sofortigen Publikation entweder auf Papier oder elektronisch. Kommt dann noch die Möglichkeit hinzu auf verschiedene Sprachvarianten sofort Zugriff zu haben, entsteht ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Die tekom-Studie, die erstmals spezielle Content-Management-Systeme auf Anwenderanforderungen und Einsatzgebiete hin untersucht, wird interessante Aspekte zu Tage fördern.

Die Menge der produktbezogenen Informationen nimmt in den Firmen sprunghaft zu. Grund ist die wachsende Vielfalt an erklärungsbedürftigen Produkten, Software und Dienstleistungen. Als Multiplikator wirkt nach der EU-Erweiterung die Sprachenvielfalt, mit der nicht nur Großunternehmen, sondern auch viele KMU zu kämpfen haben.

Die Herausforderung ist, die vorzuhaltenden Informationen über das Unternehmen hinweg konsistent und redundanzfrei zu halten, überall verfügbar zu machen, auf Papier und elektronisch zu publizieren und die verschiedenen Sprachvarianten möglichst gleichzeitig vorliegen zu haben. Wo diese Herausforderungen nicht gemeistert werden, entsteht zusätzlicher Kosten- und Zeitdruck bei immer schwerer zu lösenden Qualitätsproblemen.

Die CMS-Studie der tekom stellt erstmals die Anforderungen der Unternehmen dar, skizziert Szenarien für Auswahl und Einführung von Systemen und bietet einen Vergleich der wichtigsten marktgängigen Tools.
Um der Flut an Information besser Herr zu werden, entscheiden sich immer mehr Firmen für den Einsatz von speziellen Content-Management-Systemen (CMS) für das effiziente Informationsmanagement. Diese dienen der unternehmensweiten Entwicklung und dem Management von

• Berichten,
• technischen Informationen,
• Entwicklungsdokumentationen,
• Produktbeschreibungen,
• Verfahrensdokumentationen,
• Arbeitsanweisungen,
• Verkaufsunterlagen,
• Produktkatalogen,
• Sicherheits- und Wartungsunterlagen,
• Betriebsanleitungen und Gebrauchsanweisungen

und vielen anderen Inhalten. Mit den speziellen CMS haben die Unternehmen ihr produktspezifisches Wissen im Griff, bewahren die Hoheit über kritisches Unternehmens-Know-how und meistern die Sprachenvielfalt. Die wichtigsten Produktivitätsgewinne liegen in der

• Vermeidung von und Inkonsistenzen bei der Erstellung,
• Mehrfachnutzung von Inhalten,
• Ausschluss von Redundanzen bei der Übersetzung,
• Verfügbarkeit von Schnittstellen mit ERP-, PPS-, und ähnlichen Systemen,
• Automatisierbarkeit des Publikationsvorganges und
• medienübergreifenden Publikation.

Viele Unternehmen sind in der Orientierungsphase
Um ein besseres Verständnis für die Anforderungen an CMS zu erhalten befragte die tekom die Dokumentationsabteilungen von 717 Unternehmen, die sich bereits mit dem Thema Content Management Systeme befasst haben. Das Ergebnis ist, dass sich die Nutzung von Content-Management-Systemen gerade ausbreitet. Insgesamt äußerten sich 717 Teilnehmer zu der Frage, ob sie sich bereits für oder gegen ein Content-Management-System entschieden haben oder ob sie noch unentschieden sind. Mehr als die Hälfte aller Befragten haben sich noch nicht entschieden, setzen sich aber aktiv mit dem Thema Content Management auseinander. Mehr als ein Drittel haben sich bereits explizit für den Einsatz von Content Management entschieden, doch nur 20 % davon nutzen bereits ein System. Nur 7 % haben sich explizit gegen die Nutzung von Content Management entschieden.
Ziel der CMS-Studie ist es, für die noch unentschiedenen oder sich gerade in der Entscheidungsphase befindlichen Unternehmen Orientierung für ihre Investitionsentscheidung sowie für die Auswahl des passenden Systems zu bieten.

Investitionsentscheidung Content Management
Die Befragung zeigte des Weiteren, dass Unternehmen, die sich bereits für die Nutzung von Content Management entschieden haben, mit einer Reihe von typischen Anforderungen in den Entscheidungsprozess gegangen sind:

• Mehrfachverwendung von Content zur Erstellung verschiedener Informationsprodukte und / oder für verschiedene Zielgruppen
• Erstellung von kunden- oder produktspezifischen Dokumentationsvarianten (Individualisierung)
• Lokalisierung, Erstellung von Ländervarianten
• Erstellung verschiedener Layoutvarianten
• Nutzung von Daten oder Datenbanken (z. B. Stückliste, Produktdaten)
• Erstellung von Katalogen (Produktdatenmanagement)
• Handhabung von Beziehungen zwischen inhaltlich verwandtem Content
• Single-Source-Publishing
• Forderung nach XML als originäres Datenformat und medienneutrale Verwendung des Contents
• Verwaltung verschiedener Fremdsprachen
• aktives Terminologie-Management
• Nutzung von Translation Memory Systemen

Kriterien für die Auswahl von Systemanbietern
Für die Wahl eines Systemanbieters sind sowohl „weiche“ als auch „harte“, wirtschaftliche Kriterien bestimmend. Die Studie zeigt, dass die Projekterfahrung des Herstellers für die überwiegende Zahl der Befragten ein vorrangiges Kriterium darstellt. Wichtig sind für die Anwender auch die Produktstrategie des Herstellers und die zukünftige Entwicklung des Produktes. Auch die persönliche Betreuung und die „zwischenmenschliche Chemie“ sowie ein einfacher und schneller Support sind von großer Bedeutung. Dazu kommen die wirtschaftlichen Überlegungen. So spielen die Kosten für die Einführung, inklusive des Anpassungsaufwands eine besonders gewichtige Rolle für die Entscheidung. Ähnlich hoch werden in diesem Kontext auch der gelieferte Standardfunktionsumfang und die Preispolitik für Lizenzmodelle bewertet. Zudem werden von den Unternehmen für die Auswahl eines Systems folgende Merkmale präferiert, die ein Content-Management- System aufweisen sollte:

• Anwenderfreundlichkeit und Durchschaubarkeit des CMS
• Modularität des Produkts bzw. Modulstrategie,
• Produkt und Anpassung aus einer Hand und
• durchgängige Webtechnologie
• offene Schnittstellen und Vollständigkeit bzw. Offenheit des Produktes
• Standard-Formate und -Schnittstellen

Interessanterweise spielen rein unternehmensbezogene Kriterien wie die Größe, die Mitarbeiterzahl, der Umsatz, die Dauer des Firmenbestehens und die Marktposition des Systemanbieters für fast 90 % der befragten Anwender kein maßgebliche Rolle bei der Auswahl.

Das „richtige“ Content-Management-System für Ihr Unternehmen
Das ausgewählte Content Management-System muss wie maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen passen. Maximaler Nutzen wird durch eine optimale Unterstützung Ihrer individuellen Anforderungen erreicht, die dringend oder zwingend erfüllt sein müssen. Dann können Sie Ihre Effizienz maximal steigern. Um Kosten zu minimieren, sollten möglichst viele der von ihnen benötigten Programmfunktionen standardmäßig verfügbar sein oder sich ohne großen Aufwand kon. gurieren lassen. Durch eine einfache Integrierbarkeit des Systems in die vorhandene DV-Landschaft über standardmäßige bzw. offene Schnittstellen kann auch bei der Einführung gespart werden. Bislang beurteilen die Anwender von CMS die Kosten-Nutzen-Relation sehr optimistisch. 46 % schätzen den erzielten Nutzen als positiv und weitere 24 % sogar als sehr positiv ein. Lediglich 3 % der Befragen äußerten sich negativ. Diese Ergebnisse bestätigen den strategischen Nutzen von Content-Management-Systemen und lassen sich sicherlich auch auf weitere Bereiche der Unternehmen übertragen.

Michael Fritz ist Diplom-Betriebswirt mit dem Schwerpunkt Marketing. Nach Tätigkeiten als Leiter einer Bildungsstätte und Erfahrung in verschiedenen Verbänden ist er seit 1996 Geschäftsführer der Gesellschaft für technische Kommunikation e.V. – tekom. Seit 2001 führt er auch die Geschäfte der TC and more GmbH, an die die tekom verschiedene wirtschaftliche Aktivitäten ausgelagert hat.
Dr. Daniela Straub ist Dipl. Psychologin mit dem Schwerpunkt Organisation. Nach mehreren Jahren empirischer Forschung war sie zunächst für eine internationale Unternehmensberatung im Bereich Prozessoptimierung / Organisationsentwicklung tätig. Seit 2003 ist sie Mitarbeiterin der TC and more GmbH und führt seither die Benchmarking-Workshops der tekom durch und erarbeitet Studien und Umfragen im Bereich TD. Zudem betreut sie den Bereich Weiterbildung und Zertifizierung sowie die Expertenseminare.