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Fachzeitschrift ’technische kommunikation’ 2/2013

Aufgaben, Schulung und Vorteile

Gutachter beim Dokupreis

Jutta Kowalski

Großen Anteil am Erfolg des tekom-Dokupreises haben die Gutachter. Durch ihre Hände gehen alle zugelassenen Einreichungen. Doch was einen Technischen Redakteur zum Gutachter macht und wie diese Tätigkeit aussieht, darüber ist wenig bekannt.

Die Gutachterinnen und Gutachter leisten jedes Jahr ein gewaltiges Arbeitspensum: Um die zahlreichen Anleitungen und Online-Hilfen nach dem Kriterienkatalog zu prüfen, werden insgesamt rund 600 Einzelbewertungen durchgeführt. Für jeden Dokupreis rekrutiert der Verband aufs Neue einen Pool von mindestens 40 bis 50 ehrenamtlichen Gutachtern, die ihre Arbeit unentgeltlich und meist unbemerkt von der tekom-Öffentlichkeit leisten. Grund genug, einen Blick hinter die Kulissen der Gutachtertätigkeit zu werfen.

Qualifikation und Auswahl

Zunächst zwei Fragen, die oft gestellt werden: Wie wird man Gutachter beim Dokupreis? Welche Qualifikation muss man dafür mitbringen? Die Antwort ist schwierig und einfach zugleich: Man muss Experte für Technische Dokumentation sein. Aber was bedeutet „Experte“? Nach welchen Maßstäben wählt die tekom die Gutachter aus, denken wir nur an die großen Unterschiede bei Ausbildungswegen und Lebensläufen Technischer Redakteure?

Ein Unternehmen, das seine Dokumentation zum Dokupreis einreicht, erwartet selbstverständlich, dass die Arbeit der eigenen Redaktion nicht von Berufsanfängern bewertet wird, sondern von erfahrenen Fachleuten. Deshalb setzt die tekom nur Experten aus der Technischen Dokumentation als Gutachter ein, die eine qualifizierte Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung vorweisen können. Dass es heute noch keine einheitlichen Ausbildungsstandards für Technische Redakteure gibt, macht diese Aufgabe zwar nicht leichter. Andererseits sorgt gerade diese Bandbreite für die reiche Vielfalt der Qualifikationen und beruflichen Erfahrungen bei unseren Gutachtern. Das Ziel der tekom bei der Auswahl der Bewerber ist es, jedes Jahr wieder einen gut diversifizierten Gutachter-Pool zusammenzustellen. Darin soll es sowohl Spezialisten geben, die sich auf einem Gebiet der Technischen Dokumentation bis ins Detail auskennen, als auch Generalisten, die selbst ein breites Spektrum von Anleitungen und Online-Hilfen erstellen und in den Anforderungen der verschiedensten Branchen zuhause sind.

Da die Technische Dokumentation in Deutschland, Österreich und der Schweiz sehr vielfältig ist und Anleitungen für die unterschiedlichsten Produkte zur Bewertung eingereicht werden, achtet die tekom außerdem darauf, dass durch die Qualifikationen im Gutachter-Pool möglichst viele verschiedene Technologien und Produktbereiche abgedeckt sind. Folglich gibt es zum Beispiel Experten aus dem Maschinenbau und der Elektrotechnik, die sich mit Sicherheitshinweisen, Risikobeurteilungen und den Anforderungen der CE-Zertifizierung bestens auskennen. Ebenso sind Fachleute für Endverbraucherprodukte und Elektrogeräte dabei, außerdem Spezialisten für Softwaredokumentation und Online-Hilfen. Und nicht zuletzt befinden sich im Pool auch Redakteure, die sich mit der Erstellung von Instruktionsfilmen und E-Learning-Anwendungen auskennen und ihre Erfahrungen in die Weiterentwicklung des Dokupreis-Verfahrens einbringen.


Abb. 1: Auch beim Dokupreis 2012 hatten es die Gutachter mit den unterschiedlichsten Produkten zu tun, hier zum Beispiel mit einem Geländemotorrad.

Foto tekom

Schulung für neue und alte Hasen

Eine weitere Frage, die öfter gestellt wird: Wie werden die Gutachter auf ihre Tätigkeit vorbereitet? In den letzten Jahren hat die tekom viel unternommen, um die Gutachter in das Verfahren einzuführen, sie auf die einzelnen Tätigkeiten vorzubereiten und sie während der Begutachtung zu unterstützen.

Alle Gutachter erhalten zu Beginn der Begutachtungsphase eine mehrtägige Schulung zu allen Inhalten ihrer Tätigkeit. In der Schulung machen sie sich anhand konkreter Beispiele mit dem Bewertungsverfahren, der Software und der Erstellung und Erfassung von Bewertungen im Online-Bewertungstool vertraut. Da das Bewertungsverfahren, die eingesetzte Software und die Bewertungskriterien kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden, müssen nicht nur die neuen Gutachter, sondern auch die „alten Hasen“ in regelmäßigen Abständen durch Schulungen auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Während der Schulung haben die Gutachter ausgiebig Gelegenheit, ihre Fragen zum Verfahren zu stellen und gemeinsam mit dem Dokupreis-Beirat die beste Vorgehensweise in komplexeren Einzelfällen zu besprechen. Und natürlich ist die Schulung für alle eine willkommene Gelegenheit zum fachlichen Austausch mit den Kollegen.

Unabhängigkeit der Gutachter

Um sicherzustellen, dass die Gutachter zu einem ausgewogenen und nachvollziehbaren Urteil kommen, ist ein umfangreicher Verhaltenskodex vorhanden. Alle Gutachter verpflichten sich ihn einzuhalten.

Oberstes Gebot ist Geheimhaltung, nach außen und untereinander. Während des laufenden Verfahrens darf unter den Gutachtern kein Meinungsaustausch über einzelne Produkte oder Anleitungen stattfinden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass jeder Gutachter die ihm zugeteilten Dokumentationen unvoreingenommen prüft und nicht durch die Bewertung anderer Gutachter beeinflusst wird. Eine dabei sehr wichtige Frage ist: Wie kann die tekom sicherstellen, dass die Bewertung der eingereichten Anleitungen und Online-Hilfen wirklich unabhängig und fair durchgeführt wird? Zuerst einmal dadurch, dass die Begutachtung jedes einzelnen Produkts auf 14 oder mehr Gutachter aufgeteilt wird und sich die Gesamtnote folglich aus mindestens 14 Einzelnoten errechnet.

Beim Thema „Unabhängigkeit der Gutachter“ steht der Dokupreis außerdem noch vor einer besonderen Herausforderung. Meist handelt es sich bei den Gutachtern um hochqualifizierte Experten, die aufgrund ihrer langjährigen Branchenerfahrung innerhalb der tekom breit vernetzt sind. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein Gutachter mit einem einreichenden Unternehmen persönlich oder geschäftlich verbunden ist. Trotzdem möchte die tekom auf sein Know-how nicht verzichten, denn die Anzahl erfahrener Experten ist begrenzt, das Verfahren benötigt aber eine gewisse Anzahl.

Um ein faires und transparentes Bewertungsverfahren sicherzustellen und zugleich auch die persönliche Integrität der Gutachter zu schützen, sind alle Gutachter dazu verpflichtet, persönliche oder geschäftliche Befangenheiten sofort anzuzeigen. Die Informationen werden im Bewertungssystem zentral erfasst und protokolliert, der Gutachter wird für das betreffende Produkt gesperrt. Die Bewertungssoftware stellt also automatisch sicher, dass der Gutachter keine Technische Dokumentation zur Bewertung erhält, mit deren Ersteller er in irgendeiner Weise zu tun hat.

Auf den Anwender fokussiert

Einreichende Unternehmen haben immer wieder den Wunsch geäußert, dass auch der Erstellungsprozess und die verwendeten Systeme berücksichtigt werden sollten. Dieser Wunsch ist gut nachvollziehbar und aus unternehmerischer Perspektive nur allzu verständlich. Schließlich investieren die Unternehmen zum Teil beträchtliche Summen, um ihre Redaktionssysteme und die damit verbundenen Unternehmensprozesse zu verbessern. Das Ziel dabei ist neben der Optimierung von Zeit und Kosten eine Qualitätssteigerung der Technischen Dokumentation. Verständlicherweise hoffen die Unternehmen, dass diese Investitionen sich auch durch ein besseres Abschneiden beim Dokupreis auszahlen.

In das aktuelle Bewertungsverfahren können die Details des Erstellungsprozesses und der verwendeten Tools jedoch nur indirekt einfließen, also über eine erkennbar höhere Qualität der Technischen Dokumentation. Das geschieht zum Beispiel, indem ein Redaktionssystem für eine verbesserte Strukturierung der Inhalte, eine höhere Konsistenz der Texte und eine einheitliche Terminologie sorgen kann.

Aus Sicht der Gutachter spielt es aber keine Rolle, ob diese Qualitätsmerkmale einem Redaktionssystem zu verdanken sind oder ob sie durch den sinnvollen und durchdachten Einsatz anderer Layout- und Redaktionswerkzeuge erreicht wurden. Entscheidend für die Bewertungspraxis der Gutachter ist die Anleitung oder Online-Hilfe, wie sie dem Anwender des Produkts vorliegt. Auch er hat im Normalfall keinen Einblick in den Erstellungsprozess der Technischen Dokumentation. Für ihn kommt es nur darauf an, dass Anleitung oder Online-Hilfe im konkreten Anwendungskontext am Produkt „funktioniert“. Er muss in die Lage versetzt werden, das Produkt für den vorgesehenen Zweck vollständig, sicher und möglichst effizient bedienen zu können. Es ist deshalb kein Zufall, dass die praktische Erprobung der Anleitung am Produkt beim Dokupreis ein so hohes Gewicht hat und etwa ein Viertel der Gesamtbewertung ausmacht. Die Gutachter beim Dokupreis verstehen sich als Anwälte der Benutzer und richten ihre Bewertung konsequent an der Anwenderperspektive aus. Hierfür ist die Qualität der fertigen Dokumentation im Gebrauch durch den Anwender entscheidend, unabhängig davon, mit welchen Werkzeugen die Qualität erreicht wurde.


Abb. 2: Beim Vergleich von Dokumentation und Produkt spielt der Gutachter typische Abläufe aus Sicht des Anwenders durch.
Bild: tekom

Vorteile für die Gutachter

Der Dokupreis macht viel Arbeit. In den vergangenen Jahren habe ich immer wieder Gespräche mit neuen und langjährigen Gutachtern geführt und oft gehört, dass sie für die Begutachtung ihres Anleitungspakets einige Stunden ihrer Freizeit investieren mussten. Auf die Frage, ob sie im kommenden Jahr trotzdem wieder dabei sein möchten, antworteten fast alle mit einem entschiedenen „Ja“. Und tatsächlich gibt es einen großen Kern von Gutachterinnen und Gutachtern, die sich jedes Jahr wieder in den Dienst des Dokupreises stellen.

Warum tun sie das? Die am häufigsten genannten Gründe lauten: Die Gutachter sind davon überzeugt, dass der Dokupreis eine sinnvolle Sache ist. Es lohnt sich, sich dafür zu engagieren. Sie nehmen wahr, dass die Qualität der eingereichten Dokumentationen von Jahr zu Jahr steigt und freuen sich über die vielen guten Ideen und Lösungen, die sie zu sehen bekommen. Sie möchten durch ihre Bewertungen und durch konstruktive Verbesserungsvorschläge dazu beitragen, dass dieser Trend anhält. Sie sehen sich als Unterstützer für die Technischen Redaktionen in Unternehmen und möchten ihnen den Rücken stärken. Und nicht zuletzt: Sie schätzen den persönlichen Kontakt und den fachlichen Austausch untereinander, zum Beispiel während der Gutachterschulungen und Praxistest-Wochenenden.Der Beirat freut sich über die Treue seiner ehrenamtlichen Experten. Auch wenn sie in der Öffentlichkeit nur selten im Mittelpunkt stehen und eher hinter den Kulissen wirken, sind sie doch das Herz des tekom-Dokupreises.

"Intensive Weiterbildung" - was Gutachter über ihre Aufgabe sagen.

Jutta Kowalski M.A. M.Sc. ist Technische Redakteurin mit 19 Jahren Branchenerfahrung. Als systemischer Coach unterstützt sie außerdem Fach- und Führungskräfte in Veränderungsprozessen und in der Burnout-Prävention.
www.denkbrot.de